Eine Auftragsbestätigung dokumentiert den Erhalt und die Annahme eines Auftrags. Beide Seiten wissen damit verbindlich, welche Leistungen zu welchen Preisen und Bedingungen vereinbart sind. Gesetzlich vorgeschrieben ist das Dokument in den meisten Fällen nicht. Im Geschäftsverkehr hat es sich dennoch als Standard etabliert. Gerade bei größeren Projekten und individuellen Bestellungen beugt eine schriftliche Bestätigung späteren Streitigkeiten vor. Mit unserer kostenlosen Vorlage erstellst du deine Auftragsbestätigung direkt hier auf der Seite. Du füllst den Mustertext online aus und druckst ihn anschließend aus oder speicherst ihn als PDF. Darunter findest du sieben Textbausteine für typische Anwendungsfälle vom Handwerksauftrag bis zum Wartungsvertrag. Vorab erklären wir den Unterschied zur Rechnung und die Angaben, die in keiner Auftragsbestätigung fehlen sollten.
Das Wichtigste in Kürze: Eine Auftragsbestätigung ist rechtlich meist nicht vorgeschrieben. Sie bestätigt den Eingang und die Annahme eines Auftrags und hält Leistungen, Preise und Termine schriftlich fest. Eine Unterschrift ist in der Regel nicht erforderlich. Der Versand per E-Mail ist zulässig und im Geschäftsalltag üblich.
Nein. Beide Dokumente unterscheiden sich in Zweck und Zeitpunkt. Die Auftragsbestätigung wird nach der Auftragserteilung und vor der Lieferung oder Leistungserbringung versendet. Sie klärt die vereinbarten Details wie Produkte, Preise und Liefertermine. Eine Zahlungsaufforderung ist sie nicht. Die Rechnung folgt erst nach der Lieferung oder Leistung. Sie fordert den Kunden zur Zahlung auf und muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dazu zählen unter anderem Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsziel. Kurz gefasst: Die Auftragsbestätigung sichert die Vereinbarung, die Rechnung fordert die Zahlung.
Trag deine Daten in die blau markierten Felder ein — das sind die Pflichtfelder, die du in jedem Fall an deinen Fall anpassen musst. Auch der übrige Text lässt sich durch Klick direkt im Dokument ändern. Bitte vor dem Versand das komplette Dokument prüfen und bei Bedarf anpassen — auch nicht markierte Formulierungen können in deinem Fall unpassend sein. Wenn du fertig bist:
Deine Eingaben bleiben auf deinem Gerät — wir speichern nichts.
Name deines Unternehmens
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Name / Firma des Kunden
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Ort,
Auftragsbestätigung für Ihren Auftrag Nr. Auftragsnummer
Sehr geehrte/r Name,
vielen Dank für Ihren Auftrag vom TT.MM.JJJJ. Hiermit bestätigen wir den Eingang und die Annahme Ihres Auftrags. Die vereinbarten Leistungen führen wir zu den folgenden Konditionen aus:
Auftragsdetails:
Leistung / Produkt, Menge und Einzelpreis — Zeilen nach Bedarf ergänzen oder löschen.
Gesamtbetrag: Betrag in EUR, netto oder brutto angeben
Liefer- bzw. Leistungstermin: Datum oder Zeitraum
Zahlungsbedingungen: Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zu überweisen.
Optional: Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Sie auf unserer Website einsehen können. — Absatz löschen, wenn nicht benötigt.
Falls Sie Fragen haben oder Änderungen am Auftrag vornehmen möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
_____________________________
Name, Unternehmen
Diese Vorlage ist ein allgemeiner Mustertext und stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar. Sie ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Anwalt oder eine Beratungsstelle. Für Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit übernehmen wir keine Gewähr — die Anpassung an deinen konkreten Fall liegt allein bei dir. Eine Haftung für Schäden aus der Nutzung ist ausgeschlossen.
Du kannst den Text auch direkt im Feld markieren und mit Strg+C / Cmd+C kopieren.
Die Auftragsbestätigung per E-Mail ist heute der übliche Weg. Sie ist schnell zugestellt, lässt sich digital ablegen und verursacht keine Portokosten. Rechtlich ist sie genauso wirksam wie eine postalische Bestätigung, sofern alle relevanten Angaben enthalten sind. Für alltägliche Geschäftsvorfälle und kleinere Aufträge reicht die E-Mail in aller Regel aus.
Der Versand per Post bietet sich an, wenn eine Unterschrift gewünscht ist oder der Auftrag eine besondere Formalisierung verlangt. Ein gedrucktes Dokument mit Briefkopf wirkt verbindlicher und unterstreicht die Professionalität des Unternehmens. Bei großen Projekten und langfristigen Verträgen kann das ein Vorteil sein.
In den meisten Fällen nicht. Die Auftragsbestätigung dient in erster Linie dazu, den Erhalt und die Annahme eines Auftrags zu dokumentieren. Sie kann formlos per E-Mail oder ohne Unterschrift auf Papier versendet werden. Bei größeren Projekten oder komplexen Aufträgen kann eine Unterschrift dennoch sinnvoll sein. Ein unterschriebenes Dokument erhöht die Verbindlichkeit für beide Seiten und hilft, spätere Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden.
Die folgenden Beispiel-Formulierungen kannst du als Grundlage für deine eigene Auftragsbestätigung verwenden. Ersetze die Platzhalter in den eckigen Klammern durch deine konkreten Angaben. Für das vollständige Anschreiben mit Adressblock und Betreff nutzt du am besten die Vorlage weiter oben.
Sehr geehrte Frau Beispiel,
vielen Dank für Ihre Bestellung. Wir bestätigen hiermit den Erhalt und die Annahme Ihres Auftrags. Die bestellten Produkte werden voraussichtlich bis zum [Lieferdatum] geliefert. Der Gesamtbetrag beträgt [Betrag] inkl. MwSt. Die Zahlung ist innerhalb von [Zahlungsfrist] nach Rechnungsstellung fällig. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name], [Ihr Unternehmen]
Sehr geehrter Herr Beispiel,
wir danken Ihnen für Ihren Auftrag und bestätigen hiermit die vereinbarten Dienstleistungen. Die Ausführung wird planmäßig am [Startdatum] beginnen und bis [Enddatum] abgeschlossen sein. Der Gesamtbetrag für die Dienstleistung beträgt [Betrag] und ist innerhalb von [Zahlungsfrist] nach Abschluss der Arbeiten zu begleichen. Für Rückfragen stehen wir jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name], [Ihr Unternehmen]
Sehr geehrte Frau Beispiel,
wir bestätigen den Abschluss des mit Ihnen geschlossenen Vertrags über die vereinbarten Leistungen. Der Vertrag tritt am [Startdatum] in Kraft und hat eine Laufzeit von [Laufzeit]. Der vereinbarte Gesamtbetrag beläuft sich auf [Betrag], zahlbar gemäß den im Vertrag festgelegten Bedingungen. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name], [Ihr Unternehmen]
Sehr geehrter Herr Beispiel,
wir freuen uns, Ihnen den Abschluss des Wartungsvertrags zu bestätigen. Die regelmäßigen Wartungsarbeiten werden ab dem [Startdatum] durchgeführt und haben eine Laufzeit von [Laufzeit]. Die monatlichen Kosten betragen [Betrag] und sind jeweils zum Monatsbeginn fällig. Alle weiteren Einzelheiten finden Sie in der angefügten Leistungsübersicht. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name], [Ihr Unternehmen]
Sehr geehrter Herr Beispiel,
vielen Dank für die Beauftragung des Projekts. Wir bestätigen Ihnen hiermit die Annahme des Auftrags und den Start des Projekts zum [Startdatum]. Der Projektabschluss ist für [Enddatum] geplant. Der Gesamtpreis des Projekts beträgt [Betrag], zahlbar in [Raten, falls zutreffend]. Für Fragen oder weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name], [Ihr Unternehmen]
Sehr geehrter Herr Beispiel,
wir bestätigen hiermit den Auftrag für die Bauarbeiten an Ihrem Objekt. Die Arbeiten beginnen am [Baubeginn] und werden voraussichtlich bis [Bauende] abgeschlossen sein. Der Gesamtbetrag beläuft sich auf [Betrag], zahlbar in [Raten, falls zutreffend]. Wir danken Ihnen für das Vertrauen und freuen uns auf die Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name], [Ihr Unternehmen]
Sehr geehrte Frau Beispiel,
vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir bestätigen hiermit die Beauftragung der Handwerksarbeiten, die planmäßig am [Startdatum] beginnen und bis [Enddatum] abgeschlossen sein werden. Der Gesamtbetrag beträgt [Betrag] inkl. Materialkosten. Die Zahlung ist nach Abschluss der Arbeiten fällig. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name], [Ihr Unternehmen]
Die Bestätigung selbst dokumentiert die Annahme des Auftrags. Der Vertrag kommt in der Regel bereits durch Angebot und Annahme zustande. Weicht die Auftragsbestätigung vom ursprünglichen Angebot ab, sollte der Kunde widersprechen. Unter Kaufleuten kann Schweigen auf ein Bestätigungsschreiben als Zustimmung gewertet werden. Im Zweifel empfiehlt sich eine rechtliche Beratung.
Möglichst zeitnah nach der Auftragserteilung und vor Beginn der Lieferung oder Leistung. So hat der Kunde Gelegenheit, die Details zu prüfen und auf Abweichungen hinzuweisen.
Nein. Bei kleinen Routineaufträgen ist sie häufig entbehrlich. Sinnvoll ist sie vor allem bei größeren Summen, individuellen Leistungen und neuen Geschäftsbeziehungen. Für die förmliche Korrespondenz mit Geschäftspartnern findest du bei uns auch eine Vorlage für den Geschäftsbrief.
In der Redaktion sehen wir häufig Auftragsbestätigungen, in denen der Liefertermin oder die Netto-Brutto-Angabe fehlt. Genau an diesen beiden Punkten entstehen später die meisten Diskussionen mit Kunden. Nimm dir deshalb für die Auftragsdetails einen Moment Zeit und benenne Preise und Termine so konkret wie möglich. Eine vollständige Bestätigung erspart dir im Zweifel viel Schriftverkehr.
Als Kleinunternehmer haben Sie die Möglichkeit, auf die Ausweisung der Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen zu verzichten. Dies bietet sowohl Ihnen als Unternehmer als auch Ihren Kunden einige Vorteile, erfordert jedoch die Einhaltung bestimmter Regelungen.
Das Einlegen eines Widerspruchs gegen eine Rechnung ist ein wichtiger Prozess, wenn Sie feststellen, dass die Rechnung Fehler enthält, sei es im Rechnungsbetrag, in den aufgeführten Leistungen oder bei Vertragsabweichungen. Auch kann es vorkommen, dass Sie eine Rechnung erhalten haben, ohne eine Bestellung durchgeführt zu haben.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für Handwerker dienen dazu, die wichtigsten Rahmenbedingungen für handwerkliche Leistungen einheitlich festzulegen. Sie schaffen Transparenz zwischen Handwerksbetrieb und Auftraggeber und helfen, Missverständnisse und Streitigkeiten im Vorfeld zu vermeiden.
Es ist ärgerlich, kommt aber häufig vor: Kunden, die im Zahlungsverzug sind und eine Rechnung nicht beglichen haben. Für viele Unternehmen stellt dies eine Herausforderung dar, da eine ordnungsgemäße Zahlungsabwicklung wichtig für den Cashflow und den Fortbestand des Geschäfts ist.
In der Geschäftswelt ist die Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Ein gut strukturierter und professionell verfasster Geschäftsbrief ist ein unverzichtbares Werkzeug für effektive und klare Kommunikation. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen eine Vorlage für Geschäftsbriefe zur Verfügung und erläutern die wichtigsten Elemente, die für die Erstellung eines überzeugenden Geschäftsbriefs notwendig sind.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für Dienstleistungen regeln die grundlegenden Vertragsbedingungen zwischen einem Dienstleister und seinen Kunden. Sie schaffen Transparenz über Rechte und Pflichten beider Seiten und dienen dazu, typische Streitpunkte bereits im Vorfeld klar zu definieren.
Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 haben sich die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten erheblich verschärft. Unternehmen in Deutschland sind nun verpflichtet, strenge Datenschutzvorschriften einzuhalten, um die Rechte der betroffenen Personen zu schützen und hohe Strafen zu vermeiden. In diesem Artikel gehen wir auf wichtige Punkte der DSGVO ein.