Über 250 Euro braucht eine Rechnung in der Regel Name und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer, das Datum, die Leistung und den Betrag. Als Kleinunternehmer kommt der Hinweis auf die Steuerbefreiung dazu, mit Umsatzsteuer außerdem Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Steuerbetrag. An Firmen müssen Sie in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung schreiben. Mit unserer Rechnungsvorlage tragen Sie die Positionen ein, und die Seite rechnet den Rechnungsbetrag aus. Das fertige Muster drucken Sie oder speichern es als PDF.
Mit der Vorlage von kostenlose-vordrucke.de schreiben Sie Ihre Rechnung direkt im Browser, ohne Anmeldung. Sie tragen Menge und Preis ein, und die Seite rechnet jede Position und den Rechnungsbetrag. Als Kleinunternehmer steht keine Umsatzsteuer in der Rechnung, dafür der Hinweis auf die Steuerbefreiung, mit Umsatzsteuer zeigt die Seite Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt zum Beispiel Ihre Anschrift, zeigt die Seite vor dem Drucken einen Hinweis. Das ist nur eine Hilfe, sie prüft nicht alle Pflichtangaben. Am Ende drucken Sie die Rechnung, speichern sie als PDF oder kopieren den Text, zum Beispiel nach Word. Ihre Eingaben bleiben auf Ihrem Gerät.
🔒 Ihre Eingaben bleiben auf Ihrem Gerät. Wir speichern sie nicht.
Nutzen Sie die Vorlage zum Beispiel nicht für E-Rechnungen, zwei Steuersätze, Anzahlungen, Schlussrechnungen, Korrekturrechnungen und Gutschriften. Das gilt auch für Bauleistungen an Baufirmen, Gebäudereinigung an Reinigungsfirmen, Geschäfte mit dem Ausland, Photovoltaik mit 0 %, steuerfreie Leistungen und Gebrauchtwaren mit Differenzbesteuerung. Dafür sind andere Angaben oder Formate nötig.
Ihre Positionen erscheinen unten in der Rechnung. Die Knöpfe zum Drucken stehen unter der Rechnung.
* Unverbindliche Berechnung aus Ihren Angaben. Die Seite prüft nicht, ob Preise, Steuersatz und Rabatt zu Ihrem Fall passen. Bitte prüfen Sie die Angaben, bevor Sie die Rechnung verschicken.
Firma oder Name
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Telefon: optional
E-Mail: optional
Web: optional
Name des Kunden
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Ort,
Rechnung Nr. z. B. 2026-001
Steuernummer oder USt-IdNr.: Ihre Nummer vom Finanzamt
Leistungsdatum: TT.MM.JJJJ oder Monat
Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum.
Sehr geehrte Frau Muster,
für die folgenden Leistungen stelle ich Ihnen in Rechnung:
Zahlung: z. B. bis zum TT.MM.JJJJ auf das Konto mit der IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00
Mit freundlichen Grüßen
_____________________________
Vorname Nachname
Firmenangaben, z. B. Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführung
Was diese Vorlage ist: eine kostenlose Rechenhilfe mit Mustertext. Sie rechnet nur mit Ihren Eingaben und weist auf einige fehlende Angaben hin, prüft aber nicht, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind und ob Preise, Steuersatz und Angaben zu Ihrem Fall passen. Sie erzeugt keine E-Rechnung. Für Inhalt und Ergebnis Ihrer Rechnung sind Sie selbst verantwortlich. Die Vorlage ersetzt keine Beratung durch einen Anwalt oder Steuerberater.
Gewähr und Haftung: Wir arbeiten sorgfältig, sagen aber nicht zu, dass Berechnung und Text fehlerfrei, vollständig und aktuell sind. Für leichte Fahrlässigkeit haften wir nicht, außer bei Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit.
So rechnet die Vorlage: Menge mal Einzelpreis, jede Position auf volle Cent kaufmännisch gerundet. Der Rabatt wird von der Summe abgezogen. Bei Preisen ohne Umsatzsteuer kommt die Steuer auf die Summe nach Rabatt. Bei Preisen mit Umsatzsteuer rechnet die Vorlage sie heraus, der Nettobetrag ist dann der Rechnungsbetrag minus Steuer. Rabatt und Steuer werden ebenfalls auf volle Cent gerundet.
Das kann sie zum Beispiel nicht: E-Rechnungen, zwei Steuersätze in einer Rechnung, Anzahlungs-, Schluss- und Korrekturrechnungen, Gutschriften, Bauleistungen an Baufirmen, Gebäudereinigung an Reinigungsfirmen, Geschäfte mit dem Ausland, Photovoltaik mit 0 %, steuerfreie Leistungen, Gebrauchtwaren mit Differenzbesteuerung und Durchschnittssätze für Land- und Forstwirte. Sie speichert keine Rechnungen und vergibt keine Nummern. Skonto gehört nicht in das Feld Rabatt, sondern unter „Zahlung“. Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hat, wählt 19 % oder 7 %.
Rechtsstand: 1.11.2026. Gesetze und Steuersätze können sich ändern. Wenn Sie einen Fehler finden, schreiben Sie uns bitte.
Sie können den Text auch direkt im Feld markieren und mit Strg+C / Cmd+C kopieren.
Wählen Sie im Formular „Kleinunternehmer“, dann steht keine Umsatzsteuer in der Rechnung. Das gilt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 UStG). Es zählt der tatsächliche Umsatz, im Kalenderjahr, in dem Ihre Tätigkeit beginnt, gilt die Grenze von 25.000 Euro. Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze im laufenden Jahr überschreiten, ist steuerpflichtig. Weisen Sie als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus, können Sie den Betrag dem Finanzamt schulden (§ 14c UStG). Sie können beim Finanzamt auf die Regelung verzichten, dann sind Sie mindestens fünf Kalenderjahre gebunden.
Die Rechnung muss den Hinweis enthalten, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV). Unsere Vorlage setzt diesen Satz ein: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG: Es wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Einen festen Wortlaut schreibt das Gesetz nicht vor, die Steuerbefreiung muss aber klar erkennbar sein.
Über 250 Euro müssen in der Regel Name und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung und der Betrag auf der Rechnung stehen. Als Kleinunternehmer kommt der Hinweis auf die Steuerbefreiung dazu, Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind dann freiwillig (§ 34a UStDV). Mit Umsatzsteuer kommen eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag dazu (§ 14 Abs. 4 UStG). Ist das Leistungsdatum gleich dem Rechnungsdatum, kreuzen Sie den Satz dazu im Formular an. Bei Arbeiten an Gebäuden oder Grundstücken für Privatkunden braucht die Rechnung mit Umsatzsteuer über 250 Euro einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden, den setzt die Vorlage ein, wenn Sie die Frage dazu mit Ja beantworten. Ist Ihre Firma im Handelsregister eingetragen, gehören in der Regel weitere Angaben dazu, zum Beispiel Registergericht und Registernummer.
Beträgt der Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer höchstens 250 Euro, reichen in der Regel weniger Angaben (§ 33 UStDV): Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift, das Rechnungsdatum, Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung, der Betrag und der Steuersatz. Als Kleinunternehmer gehört statt des Steuersatzes der Hinweis auf die Steuerbefreiung dazu. Name und Anschrift des Kunden, Ihre Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum müssen dann nicht auf der Rechnung stehen.
An Firmen, Selbstständige für ihren Betrieb, Vereine und Behörden müssen Sie in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung schreiben, das gilt auch für Kleinunternehmer. An Privatkunden gilt diese Pflicht in der Regel nur bei Rechnungen mit Umsatzsteuer für Arbeiten an Gebäuden oder Grundstücken, zum Beispiel Reparatur, Malerarbeiten, Reinigung oder Garten (§ 14 Abs. 2 UStG). In anderen Fällen dürfen Sie an Privatkunden eine Rechnung schreiben, das Umsatzsteuergesetz verlangt sie aber nicht. Ihre eigenen Rechnungen heben Sie acht Jahre auf, auch als Kleinunternehmer. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem Sie die Rechnung geschrieben haben. Sie kann länger laufen, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung gebraucht werden.
Kleinunternehmer dürfen Rechnungen weiter auf Papier schreiben oder, wenn der Kunde einverstanden ist, als PDF schicken (§ 34a UStDV, § 14 Abs. 1 UStG), müssen E-Rechnungen von anderen Firmen aber empfangen können. Mit Umsatzsteuer sind Rechnungen über 250 Euro an Firmen und Selbstständige im Inland grundsätzlich E-Rechnungen (§ 14 Abs. 2 UStG, § 33 UStDV). Für Umsätze bis Ende 2026 sind noch Papier oder mit Zustimmung des Kunden ein anderes Format erlaubt, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Für Umsätze 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 UStG). Eine PDF aus unserer Vorlage ist keine E-Rechnung. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen, für Aufträge von Behörden können aber eigene Regeln gelten.
Für Rechnungen auf Papier oder als PDF ist kein Programm vorgeschrieben. Mit Umsatzsteuer brauchen Sie für Rechnungen über 250 Euro an Firmen im Inland aber ein Programm oder Online-Werkzeug für E-Rechnungen, sobald die Übergangszeit für Sie endet. Ob Ihre Rechnungen den GoBD entsprechen, den Regeln der Finanzverwaltung für digitale Unterlagen, hängt nicht an der Vorlage, sondern daran, wie Sie Rechnungen erstellen und ablegen. Verschicken Sie auf Papier, reicht in der Regel ein Papierdoppel, eine per E-Mail versandte Rechnung heben Sie unverändert elektronisch auf. Die Seite speichert nichts und vergibt keine Nummern. Mit „Als Text anzeigen“ und „Kopieren“ übernehmen Sie die Rechnung in Word oder ein anderes Programm, und wer viele Rechnungen schreibt, für den kann sich ein Programm mit Kundenliste und Nummern lohnen.
Für Kleinunternehmer ist keine Software vorgeschrieben. Sie kann aber die Arbeit erleichtern, vor allem bei vielen Rechnungen. Eine Möglichkeit ist die Buchhaltungssoftware sevdesk. Dort können Sie mit fertigen Vorlagen Rechnungen erstellen und zugleich Angebote, Rechnungen und Zahlungseingänge an einem Ort verwalten.
Die Kosten hängen vom Tarif ab. Für den Inhalt Ihrer Rechnungen bleiben Sie selbst verantwortlich.
Bezahlter Partnerlink: Wenn Sie über diesen Link buchen, erhalten wir dafür eine Vergütung.
Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, ist eine freundliche Zahlungserinnerung meist der beste erste Schritt – oft steckt nur ein Versehen dahinter. Mit unserer Vorlage erstellen Sie eine höfliche, aber bestimmte Erinnerung in wenigen Minuten online: Rechnungsdaten und neue Frist eintragen, drucken oder als PDF speichern, kostenlos und ohne Anmeldung.
Ein Angebot nennt Leistung, Preis und Bedingungen so genau, dass der Kunde nur noch zustimmen muss. Sie schreiben es meist, nachdem ein Kunde bei Ihnen angefragt hat. An Ihr Angebot sind Sie gebunden, wenn Sie das nicht ausschließen (§ 145 BGB), darum sollte ein Datum drinstehen, bis zu dem es gilt.
Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, meist schriftlich, was ein Auftrag voraussichtlich kosten wird. Handwerker, Werkstätten und Selbstständige erstellen ihn meist, bevor der Kunde den Auftrag erteilt. Er ist in der Regel keine feste Preiszusage und im Zweifel kostenlos (§ 632 Abs. 3 BGB).
Eine Auftragsbestätigung dokumentiert den Erhalt und die Annahme eines Auftrags. Beide Seiten wissen damit verbindlich, welche Leistungen zu welchen Preisen und Bedingungen vereinbart sind. Gesetzlich vorgeschrieben ist das Dokument in den meisten Fällen nicht. Im Geschäftsverkehr hat es sich dennoch als Standard etabliert.
Ein Kassenbuch hält fest, wie viel Bargeld in die Kasse kommt und wie viel hinausgeht, und zeigt den Bestand nach jedem Eintrag. Gebraucht wird es zum Beispiel im kleinen Laden, am Marktstand, im Imbiss oder für die Vereinskasse.
Gemäß den Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung ist für jede Buchung beziehungsweise bei jedem Zahlungsvorgang im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen beziehungsweise zwischen Unternehmen und Privatpersonen ein Beleg auszustellen. Nicht immer ist die Ausstellung einer Rechnung jedoch sinnvoll oder zweckmäßig.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für Dienstleistungen regeln die grundlegenden Vertragsbedingungen zwischen einem Dienstleister und seinen Kunden. Sie schaffen Transparenz über Rechte und Pflichten beider Seiten und dienen dazu, typische Streitpunkte bereits im Vorfeld klar zu definieren.
Geschäftsbrief kostenlos online schreiben, drucken oder als PDF speichern. Aufbau nach DIN 5008 und Pflichtangaben für GmbH, KG und Einzelkaufleute erklärt.
Geben Sie ein Stichwort ein, zum Beispiel Kündigung, Vollmacht oder Widerspruch.