Als Kleinunternehmer haben Sie die Möglichkeit, auf die Ausweisung der Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen zu verzichten. Dies bietet sowohl Ihnen als Unternehmer als auch Ihren Kunden einige Vorteile, erfordert jedoch die Einhaltung bestimmter Regelungen. Um Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden und gleichzeitig professionell aufzutreten, empfiehlt sich die Verwendung einer speziellen Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine solche Vorlage enthalten sollte, welche Besonderheiten für Kleinunternehmer gelten und wie Sie rechtlich auf der sicheren Seite bleiben.
Gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz gelten im Jahr 2026 diejenigen als Kleinunternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht überschreiten wird.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer. Kleinunternehmer erheben keine Umsatzsteuer und führen diese nicht an das Finanzamt ab. Im Gegenzug dürfen sie in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Regelung soll insbesondere Gründern und kleineren Betrieben den administrativen Aufwand erleichtern. Ob Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, entscheiden Sie im Rahmen Ihrer steuerlichen Anmeldung beim Finanzamt. Die Anwendung ist freiwillig.
Entscheiden Sie sich dafür, muss Ihre Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthalten, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird. Verzichten Sie auf die Regelung, gelten die allgemeinen umsatzsteuerlichen Vorschriften mit Ausweis und Abführung der Umsatzsteuer.
Auch wenn Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen müssen, unterliegen ihre Rechnungen dennoch bestimmten gesetzlichen Anforderungen. Eine Muster-Rechnung für Kleinunternehmer muss folgende Pflichtangaben enthalten:
Hinweis auf Kleinunternehmerregelung:
Sehr wichtig ist der Hinweis, dass der Rechnungssteller die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt und daher keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Ein üblicher Formulierungsvorschlag lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Die Anforderungen an Rechnungen für Kleinunternehmer haben sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Themen wie E-Rechnung, digitale Archivierung, Pflichtangaben und formale Vorgaben spielen eine immer größere Rolle. Um Fehler zu vermeiden und rechtliche Risiken zu reduzieren, empfehlen wir die Nutzung einer professionellen Buchhaltungssoftware wie sevdesk. Dort können Sie mit fertigen Templates in wenigen Minuten rechtskonforme Rechnungen erstellen und zugleich Ihre gesamte Buchhaltung strukturiert verwalten – von Angeboten über Rechnungen bis hin zu Zahlungseingängen.
Gegen eine monatliche Gebühr erhalten Sie eine Lösung, die Prozesse automatisiert und die gesetzlichen Entwicklungen laufend berücksichtigt. Von der dauerhaften Nutzung reiner PDF- oder Word-Vorlagen raten wir aufgrund der steigenden formalen und technischen Anforderungen inzwischen eher ab.
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Es ist ärgerlich, kommt aber häufig vor: Kunden, die im Zahlungsverzug sind und eine Rechnung nicht beglichen haben. Für viele Unternehmen stellt dies eine Herausforderung dar, da eine ordnungsgemäße Zahlungsabwicklung wichtig für den Cashflow und den Fortbestand des Geschäfts ist.
Das Einlegen eines Widerspruchs gegen eine Rechnung ist ein wichtiger Prozess, wenn Sie feststellen, dass die Rechnung Fehler enthält, sei es im Rechnungsbetrag, in den aufgeführten Leistungen oder bei Vertragsabweichungen. Auch kann es vorkommen, dass Sie eine Rechnung erhalten haben, ohne eine Bestellung durchgeführt zu haben.
Auch im digitalen Zeitalter stößt man hier und da an Grenzen. Besonders dann, wenn man einen höheren Geldbetrag überweisen muss, beispielsweise für eine größere Anschaffung, den Kauf eines neuen PKW, eine Immobilienanzahlung oder größere Investitionen. Bei einigen Banken kann man das Tageslimit für Online-Überweisungen direkt über die App oder den Login erhöhen, jedoch auch hier nur bis zu einem bestimmten Betrag.