Ein Geschäftsbrief ist das Schreiben einer Firma an einen bestimmten Empfänger, zum Beispiel an Kunden, Partner oder Lieferanten. Er braucht Absender, Empfänger, Datum, Betreff, Anrede, Text, Gruß und Unterschrift. Eingetragene Firmen müssen außerdem Pflichtangaben machen, die meist in der Fußzeile stehen.
Ein gut strukturierter Geschäftsbrief sorgt für klare Kommunikation. Unsere Vorlage für Geschäftsbriefe enthält alle wichtigen Elemente und bietet ein klares Layout. Sie schreiben den Brief direkt hier im Browser und speichern ihn als PDF.
Mit der Vorlage von kostenlose-vordrucke.de schreiben Sie Ihren Geschäftsbrief direkt im Browser, ohne Anmeldung und ohne Textprogramm. Die Reihenfolge der Briefteile lehnt sich an DIN 5008 an. Anders als dort steht Ihr Zeichen oder die Kundennummer unter dem Betreff. Eine eigene Zeile für die Pflichtangaben ist schon vorgesehen. Mit „Als Text anzeigen“ kopieren Sie den fertigen Text in eine E-Mail oder in Ihr eigenes Programm. Ihre Eingaben bleiben auf Ihrem Gerät.
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Firma mit Rechtsform
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Telefon: Telefonnummer
E-Mail: E-Mail-Adresse
Firma oder Name des Empfängers
z. Hd. Ansprechpartner/in (optional)
Straße und Hausnummer oder Postfach
PLZ Ort
Ort,
Worum es geht, z. B. Ihre Anfrage vom 12. März
Ihr Zeichen oder Kundennummer: optional, sonst Zeile löschen
Sehr geehrte Damen und Herren,
Hier steht Ihr Text. Schreiben Sie im ersten Satz, worum es geht. Danach folgen die Einzelheiten und zum Schluss, was Sie sich vom Empfänger wünschen, am besten mit Datum.
Mit freundlichen Grüßen
_____________________________
Vorname Nachname, Funktion
Anlagen: optional, sonst Zeile löschen
Pflichtangaben je nach Rechtsform: Firma, Sitz, Registergericht und Nummer, alle Geschäftsführer mit Vor- und Familiennamen. Ohne Registereintrag: Vor- und Familiennamen der Inhaber oder Gesellschafter, falls oben noch nicht genannt, sonst Zeile löschen.
Diese Vorlage ist ein allgemeiner Mustertext und stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar. Sie ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Anwalt oder eine Beratungsstelle. Für Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit übernehmen wir keine Gewähr — die Anpassung an Ihren konkreten Fall liegt allein bei Ihnen. Eine Haftung für Schäden aus der Nutzung ist ausgeschlossen.
Sie können den Text auch direkt im Feld markieren und mit Strg+C / Cmd+C kopieren.
Jedes Schreiben einer Firma nach außen an einen bestimmten Empfänger, gleich in welcher Form, also auch E-Mails, Faxe und Angebote. Bestellscheine zählen ausdrücklich dazu (§ 37a Abs. 3 HGB). Keine Geschäftsbriefe sind interne Schreiben und Schreiben an die Allgemeinheit, zum Beispiel Postwurfsendungen. Eine Ausnahme gilt, außer bei Bestellscheinen, für übliche Vordrucke in einer bestehenden Geschäftsverbindung, in die man nur noch Einzelheiten einträgt (§ 37a Abs. 2 HGB).
Das hängt von der Rechtsform ab, für AG, Genossenschaft und Partnerschaft gelten eigene Vorschriften (§ 80 AktG, § 25a GenG, § 7 Abs. 3 PartGG). Eine GmbH oder UG nennt Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer sowie alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, dazu gegebenenfalls den Aufsichtsratsvorsitz (§ 35a GmbHG). OHG und KG nennen Firma, Sitz, Registergericht und Nummer, bei der GmbH & Co. KG kommen dieselben Angaben zur persönlich haftenden GmbH dazu (§§ 125, 177a HGB). Eingetragene Kaufleute nennen die Firma mit „e. K.“, den Ort der Niederlassung, Registergericht und Nummer (§ 37a HGB).
Eine zentrale Vorschrift dafür gibt es seit 2009 nicht mehr, Pflichten können sich aber aus anderen Regeln ergeben, etwa aus dem Wettbewerbsrecht. Die IHK rät deshalb zum Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und zur Anschrift, unter der man Sie erreichen kann, der Geschäftsname allein reicht nicht. Das empfiehlt sich auch für Selbstständige und für Gesellschaften bürgerlichen Rechts ohne Eintrag, dort für alle Gesellschafter, eine eingetragene GbR nennt besser auch „eGbR“, Sitz, Registergericht und Nummer. Für Rechnungen gelten eigene Pflichtangaben, dafür gibt es unsere Rechnungsvorlage.
Bei eingetragenen Firmen kann das Registergericht die Angaben mit einem Zwangsgeld durchsetzen. Das einzelne Zwangsgeld beträgt bis zu 5.000 Euro und kann wiederholt werden (§ 37a Abs. 4, § 14 HGB, für die GmbH § 79 GmbHG). Im Einzelfall können auch Mitbewerber abmahnen. Prüfen Sie deshalb auch Ihre E-Mail-Signatur.
Oben stehen Firmenname, Adresse und Kontaktdaten, oft mit Logo, darunter steht im Anschriftfeld der Empfänger. Es folgen Datum, Betreff, Anrede, Text, Gruß, Unterschrift mit Name und Funktion, dann die Anlagen und unten die Pflichtangaben. DIN 5008 ist eine Empfehlung für Schreiben im Büro, keine gesetzliche Pflicht. Wie Sie den Brief für den Fensterumschlag falten, steht bei unserer Briefvorlage für private Zwecke.
Der Betreff sagt kurz, worum es geht, ohne das Wort „Betreff“ und ohne Punkt am Ende. Kennen Sie den Namen, schreiben Sie „Sehr geehrte Frau Schmidt“, sonst „Sehr geehrte Damen und Herren“, danach steht ein Komma, und der Text beginnt klein, außer das erste Wort ist ein Nomen oder die Anrede „Sie“. Nach „Mit freundlichen Grüßen“ steht kein Komma. Prüfen Sie den Brief vor dem Versand auf Rechtschreib- und Grammatikfehler.
Als PDF ja, den Brief aus dem Online-Formular sichern Sie über „Drucken / Als PDF speichern“. Ein Logo lässt sich dort nicht einfügen. Eine Word-Datei bieten wir nicht an, mit „Als Text anzeigen“ kopieren Sie den Text aber in jedes Textprogramm.
Ein Angebot nennt Leistung, Preis und Bedingungen so genau, dass der Kunde nur noch zustimmen muss. Sie schreiben es meist, nachdem ein Kunde bei Ihnen angefragt hat. An Ihr Angebot sind Sie gebunden, wenn Sie das nicht ausschließen (§ 145 BGB), darum sollte ein Datum drinstehen, bis zu dem es gilt.
Rechnung online schreiben: Positionen eintragen, die Summe wird berechnet. Für Kleinunternehmer und mit Umsatzsteuer. Ohne Anmeldung, zum Drucken oder als PDF.
Eine Auftragsbestätigung dokumentiert den Erhalt und die Annahme eines Auftrags. Beide Seiten wissen damit verbindlich, welche Leistungen zu welchen Preisen und Bedingungen vereinbart sind. Gesetzlich vorgeschrieben ist das Dokument in den meisten Fällen nicht. Im Geschäftsverkehr hat es sich dennoch als Standard etabliert.
Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, ist eine freundliche Zahlungserinnerung meist der beste erste Schritt – oft steckt nur ein Versehen dahinter. Mit unserer Vorlage erstellen Sie eine höfliche, aber bestimmte Erinnerung in wenigen Minuten online: Rechnungsdaten und neue Frist eintragen, drucken oder als PDF speichern, kostenlos und ohne Anmeldung.
Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, meist schriftlich, was ein Auftrag voraussichtlich kosten wird. Handwerker, Werkstätten und Selbstständige erstellen ihn meist, bevor der Kunde den Auftrag erteilt. Er ist in der Regel keine feste Preiszusage und im Zweifel kostenlos (§ 632 Abs. 3 BGB).
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Das Fax ist die schnellste und einfachste Möglichkeit der direkten Datenübermittlung fernab der Email. Was muss auf einem Fax enthalten sein, welche Daten sind für die Zuordnung des Absenders notwendig und welche Fakten sind maßgeblich, um die Akzeptanz zu erzeugen und ein rechtssicheres Fax zu übermitteln?
Geben Sie ein Stichwort ein, zum Beispiel Kündigung, Vollmacht oder Widerspruch.