Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, ist eine freundliche Zahlungserinnerung meist der beste erste Schritt – oft steckt nur ein Versehen dahinter. Mit unserer Vorlage erstellen Sie eine höfliche, aber bestimmte Erinnerung in wenigen Minuten online: Rechnungsdaten und neue Frist eintragen, drucken oder als PDF speichern, kostenlos und ohne Anmeldung.
Tragen Sie Ihre Daten in die blau markierten Felder ein — das sind die Pflichtfelder, die Sie in jedem Fall an Ihre Situation anpassen müssen. Auch der übrige Brieftext lässt sich durch Klick direkt im Brief ändern. Bitte prüfen Sie den kompletten Brief vor dem Versand und passen Sie ihn bei Bedarf an — auch nicht markierte Formulierungen können in Ihrem Fall unpassend sein. Wenn Sie fertig sind:
Ihre Eingaben bleiben auf Ihrem Gerät — wir speichern nichts.
Ihr Firmenname
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Telefon: optional
E-Mail: optional
Name des Kunden / Firma
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Ort,
Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. Rechnungsnummer
Sehr geehrte Damen und Herren,
bei der Durchsicht unserer Unterlagen ist uns aufgefallen, dass die folgende Rechnung bislang noch nicht ausgeglichen wurde:
Rechnungsnummer: Rechnungsnummer
Rechnungsdatum: TT.MM.JJJJ
Ursprüngliches Fälligkeitsdatum: TT.MM.JJJJ
Offener Betrag: 0,00 €
Sicher ist Ihnen die Fälligkeit dieser Rechnung nur entgangen. Wir möchten Sie daher freundlich daran erinnern und bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens TT.MM.JJJJ auf das unten genannte Konto zu überweisen.
Bankverbindung:
Kontoinhaber / IBAN / BIC / Bank
Sollten Sie die Zahlung zwischenzeitlich bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
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Vorname Nachname / Firma
Diese Vorlage ist ein allgemeiner Mustertext und stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar. Sie ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Anwalt oder eine Beratungsstelle. Für Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit übernehmen wir keine Gewähr — die Anpassung an Ihren konkreten Fall liegt allein bei Ihnen. Eine Haftung für Schäden aus der Nutzung ist ausgeschlossen.
Sie können den Text auch direkt im Feld markieren und mit Strg+C / Cmd+C kopieren.
Das Wichtigste in Kürze: Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Aufforderung, keine förmliche Mahnung. Sie sollte die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den offenen Betrag und eine neue, angemessene Frist nennen. In Deutschland besteht keine Pflicht, vor rechtlichen Schritten zu erinnern – üblich sind aber ein bis zwei Erinnerungen. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung gerät ein Kunde in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB); ab dann sind Verzugszinsen und Mahngebühren möglich.
Eine Zahlungserinnerung weist den Kunden sachlich darauf hin, dass eine Rechnung noch offen ist – häufig steckt nur ein Versehen oder ein Missverständnis dahinter. Sie gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, den Zahlungsprozess ohne juristische Schritte zu klären, und hält gleichzeitig die Geschäftsbeziehung aufrecht. Ein höflicher, aber bestimmter Ton zeigt Seriosität und sorgt für klare Kommunikation.
In Deutschland gibt es keine gesetzliche Pflicht, vor rechtlichen Schritten eine Zahlungserinnerung zu verschicken. Üblich ist es dennoch, ein bis zwei Erinnerungen zu senden, bevor ein Mahnverfahren angestoßen wird. Die Zahlungserinnerung gilt nicht als Mahnung im rechtlichen Sinne, sondern als freundliche Aufforderung. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung gerät ein Kunde in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB); ab diesem Zeitpunkt können Verzugszinsen und Mahngebühren erhoben werden.
Je nach Kundenbeziehung und Dauer des Verzugs können Sie den Ton anpassen. Diese Textbausteine können Sie direkt in den Brief oben übernehmen:
Freundliche Erinnerung (Neukunden, kleine Verzögerung):
„Vielleicht ist Ihnen die Fälligkeit unserer Rechnung vom [Datum] entgangen. Daher möchten wir Sie freundlich daran erinnern, dass der Betrag in Höhe von [Betrag] noch offen ist. Wir bitten Sie, die Zahlung bis spätestens [neue Frist] zu veranlassen."
Bestimmtere Erinnerung (längere Verspätung):
„Leider konnten wir bisher keinen Zahlungseingang für unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] feststellen. Bitte begleichen Sie den offenen Betrag von [Betrag] bis spätestens [neue Frist], um weitere Maßnahmen zu vermeiden."
Letzte Erinnerung (vor rechtlichen Schritten):
„Trotz unserer bisherigen Erinnerung ist der Rechnungsbetrag von [Betrag] noch immer offen. Sollten wir bis zum [Datum] keinen Zahlungseingang feststellen, sehen wir uns leider gezwungen, weitere Schritte einzuleiten und Verzugszinsen sowie Mahngebühren in Rechnung zu stellen."
Ist eine Zahlungserinnerung dasselbe wie eine Mahnung?
Nein. Die Zahlungserinnerung ist eine freundliche Aufforderung. Eine Mahnung ist die förmlichere Stufe; rechtlich kann bereits die erste Aufforderung Verzugsfolgen auslösen, wenn kein Fälligkeitsdatum vereinbart war.
Wie viele Erinnerungen sollte ich schicken?
Üblich sind ein bis zwei Erinnerungen, bevor ein gerichtliches Mahnverfahren in Betracht kommt. Eine feste Vorgabe gibt es nicht.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Sobald sich der Kunde in Verzug befindet, sind Verzugszinsen und der Ersatz notwendiger Kosten grundsätzlich möglich. Für die reine, freundliche Erinnerung sollten Sie in der Regel noch keine Gebühren berechnen.
Kann ich die Erinnerung per E-Mail senden?
Ja. Eine E-Mail ist üblich und praktisch. Für den späteren Nachweis kann bei größeren Beträgen ein Versand per Post oder Einschreiben sinnvoll sein.
Die Grenze zwischen Erinnerung und Mahnung ist oft unklar. Als Orientierung: Die erste, freundliche Erinnerung dient dem guten Verhältnis; erst wenn sie erfolglos bleibt, wird der Ton verbindlicher. Wer den Zahlungseingang dokumentieren möchte, notiert das Versanddatum und wählt bei höheren Beträgen einen nachweisbaren Versandweg. Handelt es sich um eine offene Miete statt einer Kundenrechnung, ist unsere Vorlage „Zahlungserinnerung wegen rückständiger Miete" für Vermieter oft passender.
Als Kleinunternehmer haben Sie die Möglichkeit, auf die Ausweisung der Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen zu verzichten. Dies bietet sowohl Ihnen als Unternehmer als auch Ihren Kunden einige Vorteile, erfordert jedoch die Einhaltung bestimmter Regelungen.
Eine Auftragsbestätigung dokumentiert den Erhalt und die Annahme eines Auftrags. Beide Seiten wissen damit verbindlich, welche Leistungen zu welchen Preisen und Bedingungen vereinbart sind. Gesetzlich vorgeschrieben ist das Dokument in den meisten Fällen nicht. Im Geschäftsverkehr hat es sich dennoch als Standard etabliert.
Wenn Ihr Mieter mit der Miete im Rückstand ist, ist eine schriftliche Zahlungserinnerung meist der beste erste Schritt: Sie erinnert freundlich und professionell an die offene Zahlung, ohne das Mietverhältnis unnötig zu belasten.
Sie müssen oder möchten einem Angestellten kündigen? In diesem Beitrag bieten wir Ihnen einige wichtige Hinweise und stellen Ihnen eine kostenlose Vorlage für ein ordentliches Kündigungsschreiben als Muster zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass die Kündigung eines Arbeitnehmers oftmals rechtliche Beratung erfordert, insbesondere im deutschen Arbeitsrecht.
Das Einlegen eines Widerspruchs gegen eine Rechnung ist ein wichtiger Prozess, wenn Sie feststellen, dass die Rechnung Fehler enthält, sei es im Rechnungsbetrag, in den aufgeführten Leistungen oder bei Vertragsabweichungen. Auch kann es vorkommen, dass Sie eine Rechnung erhalten haben, ohne eine Bestellung durchgeführt zu haben.
Mit einer Arbeitszeitbescheinigung bestätigt der Arbeitgeber die regelmäßigen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters — häufig als Nachweis für die Kita- oder Betreuungsplatzvergabe, für Behörden oder für Anträge. Mit unserer kostenlosen Vorlage stellen Sie die Bescheinigung in wenigen Minuten online aus, passen Zeiten und Angaben an und können sie anschließend drucken, als PDF speichern oder per E-Mail versenden.
Sie haben eine Vorauswahl an Bewerbern oder Bewerberinnen für eine Anstellung getroffen? Dann ist der nächste Schritt die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Das Einladungsschreiben zu einem Vorstellungsgespräch ist mehr als nur eine Formalität. Es ist eine Gelegenheit, Professionalität zu demonstrieren und den ersten Eindruck zu verstärken. Um diesen Prozess zu erleichtern, bieten wir eine kostenlose, beschreibbare PDF-Vorlage an.