Ablehnung Bewerber/in - PDF-Muster

Das Verfassen eines Ablehnungsschreibens an einen Bewerber oder eine Bewerberin ist eine sensible und zugleich wichtige Aufgabe, wenn man Personal einstellen möchte. Es gilt, professionell und respektvoll zu kommunizieren, während man gleichzeitig rechtliche Richtlinien einhält. In unserem Artikel erfahren Sie wichtige Punkte zur Ablehnung eines Bewerbers und stellen Ihnen eine kostenlose PDF-Vorlage als Muster und Formulierungshilfe zur Verfügung.

Bin ich als Firma dazu verpflichtet, Bewerber/innen schriftlich abzulehnen?

In Deutschland gibt es keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber, Bewerberinnen und Bewerber schriftlich über eine Ablehnung ihrer Bewerbung zu informieren. Diese Gründe sprechen für eine schriftliche Ablehnung eines Bewerbers:

  • Professionalität und Unternehmensimage: Eine schriftliche Ablehnung wird in Deutschland als professioneller und respektvoller Umgang mit Bewerbern angesehen. Sie hilft dabei, ein positives Bild des Unternehmens zu vermitteln.
  • Klarheit und Dokumentation: Eine schriftliche Ablehnung bietet Klarheit für beide Seiten und dient als Dokumentation, die bei Rückfragen nützlich sein kann. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Einhaltung von Gleichbehandlungsgrundsätzen geht.
  • Antidiskriminierung: Obwohl es keine spezifische Vorschrift für eine schriftliche Ablehnung gibt, ist es im Rahmen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) wichtig, dass der Bewerbungsprozess diskriminierungsfrei abläuft. Eine schriftliche Ablehnung kann dabei helfen, Transparenz zu schaffen und potenziellen Anschein von Diskriminierung zu vermeiden.
  • Feedback für Bewerber: Eine schriftliche Rückmeldung kann für Bewerber wertvoll sein, da sie Klarheit über den Ausgang ihrer Bewerbung bringt und ihnen ermöglicht, sich für zukünftige Bewerbungen besser vorzubereiten.

Tipp: Zur eigenen Sicherheit auf Ablehnungsgrund verzichten

Auf der sicheren Seite ist man ohne die Angabe eines Ablehnungsgrundes. Während eine Begründung in der Ablehnungsnachricht für Transparenz sorgen und hilfreich für den Bewerber sein kann, birgt sie auch das Risiko von Missverständnissen oder rechtlichen Auseinandersetzungen. Insbesondere im Kontext des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) in Deutschland kann eine ungeschickt formulierte Begründung Anlass für Diskriminierungsvorwürfe bieten. Daher ist es oft ratsamer, auf eine spezifische Begründung zu verzichten und stattdessen eine allgemeine, höfliche und professionelle Ablehnung zu formulieren, die den Bewerber für sein Interesse dankt und ihm für seine berufliche Zukunft Erfolg wünscht. Dadurch minimiert man das Risiko von Missinterpretationen und rechtlichen Komplikationen.

Wichtig: Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für die Versendung von Ablehnungsschreiben

  • Es ist empfehlenswert, mit dem Versenden von Ablehnungsschreiben zu warten, bis der Bewerbungsprozess vollständig abgeschlossen ist. Dies bedeutet, dass eine Entscheidung über den erfolgreichen Kandidaten getroffen wurde und dieser das Jobangebot angenommen hat. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Sie als Arbeitgeber alle Optionen offenhalten, falls Ihr bevorzugter Kandidat das Angebot ablehnt und Sie einen anderen Bewerber aus dem Pool in Betracht ziehen möchten.
  • Das Warten bis zum Abschluss des Prozesses ermöglicht es, alle Ablehnungsschreiben zeitgleich zu versenden. Dies ist effizienter, da es die Verwaltung und den Aufwand reduziert, der mit dem Versenden einzelner Schreiben zu verschiedenen Zeiten verbunden wäre. Gleichbehandlung der Bewerber: Durch das zeitgleiche Versenden der Ablehnungsschreiben an alle nicht erfolgreichen Bewerber wird sichergestellt, dass alle gleich behandelt werden. Dies vermeidet das Risiko, dass einige Bewerber sich benachteiligt fühlen, weil sie früher oder später als andere ihre Ablehnung erhalten haben.
  • Ein gut getimtes Ablehnungsschreiben zeigt Professionalität und Respekt gegenüber den Bewerbern. Es gibt ihnen Klarheit über ihren Status und ermöglicht es ihnen, ihre Jobsuche ohne unnötige Verzögerung fortzusetzen.
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