Auftragsbestätigung: Vorlage und Formulierungshilfen

Eine Auftragsbestätigung ist ein wichtiges Dokument im Geschäftsverkehr. Sie bestätigt den Erhalt und die Annahme eines Auftrags und sorgt dafür, dass beide Parteien über die vereinbarten Leistungen, Preise und Bedingungen im Bilde sind. Obwohl eine Auftragsbestätigung rechtlich nicht immer verpflichtend ist, bietet sie Sicherheit und Transparenz, insbesondere bei größeren Projekten oder komplexen Bestellungen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine professionelle Auftragsbestätigung aussehen sollte, welche Formulierungen geeignet sind, und Sie erhalten praktische Muster, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden können. Eine gut formulierte Auftragsbestätigung schafft Klarheit, vermeidet Missverständnisse und stärkt das Vertrauen in die Geschäftsbeziehung.
 

Auftragsbestätigung gleich Rechnung?

Eine Auftragsbestätigung und eine Rechnung sind nicht dasselbe. Der Unterschied liegt in ihrem Zweck und Zeitpunkt:

• Auftragsbestätigung: Bestätigt den Erhalt und die Annahme eines Auftrags. Sie wird nach der Auftragserteilung, aber vor der Lieferung oder Leistungserbringung versendet. Sie dient zur Klärung der vereinbarten Details (Produkte, Preise, Liefertermine), ist jedoch keine Zahlungsaufforderung und rechtlich nicht zwingend.
• Rechnung: Wird nach der Lieferung oder Leistungserbringung ausgestellt und fordert den Kunden zur Zahlung auf. Sie enthält alle gesetzlich erforderlichen Angaben (Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsziel) und ist ein rechtlich bindendes Dokument.

In welchen Fällen macht eine Auftragsbestätigung Sinn?

Eine Auftragsbestätigung ist in folgenden Fällen sinnvoll:

• Komplexe oder große Aufträge: Bei umfangreichen oder komplexen Projekten ist es wichtig, alle Details wie Leistungen, Preise, Liefertermine und Zahlungsbedingungen klar zu bestätigen, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Teure oder individuelle Bestellungen: Wenn es sich um teure, maßgeschneiderte oder spezielle Produkte bzw. Dienstleistungen handelt, bietet eine Auftragsbestätigung zusätzliche Sicherheit für beide Parteien.
• Verträge oder Vereinbarungen mit längerer Laufzeit: Bei Verträgen, die über einen längeren Zeitraum laufen (z.B. Wartungsverträge oder Bauprojekte), sorgt die Bestätigung dafür, dass alle Vertragsbedingungen klar sind.
• Online- und Fernabsatzgeschäfte: Bei Bestellungen im E-Commerce oder telefonisch erteilten Aufträgen gibt die Bestätigung den Kunden Gewissheit, dass ihre Bestellung korrekt eingegangen ist.
• Geschäftsbeziehungen mit neuen Kunden: Wenn Sie mit einem neuen Kunden arbeiten, stärkt eine Auftragsbestätigung das Vertrauen und die Verbindlichkeit, indem alle Absprachen schriftlich festgehalten werden.
• Mehrstufige Lieferungen oder Projekte: Bei Projekten oder Lieferungen, die in mehreren Phasen ablaufen, hilft eine Auftragsbestätigung dabei, klare Vereinbarungen über die einzelnen Schritte zu treffen.

In all diesen Fällen schafft eine Auftragsbestätigung Klarheit, vermeidet Missverständnisse und stellt sicher, dass beide Parteien die gleichen Erwartungen haben.

Auftragsbestätigung per Mail oder doch lieber auf dem Postweg?

Eine Auftragsbestätigung per E-Mail ist heute der gängige und schnelle Weg, Aufträge zu bestätigen. Sie bietet viele Vorteile, wie etwa die unkomplizierte Zustellung, die digitale Speicherung und Nachverfolgung sowie die Kosteneffizienz, da Porto und Papier entfallen. Für die meisten Geschäftsvorfälle, vor allem im B2B-Bereich und bei kleineren Aufträgen, reicht eine E-Mail vollkommen aus. Sie ist rechtlich genauso verbindlich wie eine postalische Bestätigung, wenn alle relevanten Informationen enthalten sind.

Allerdings vermittelt eine E-Mail oft weniger Wertigkeit und Seriosität als eine gedruckte und postalisch versendete Auftragsbestätigung. Sie eignet sich daher besonders für alltägliche und kleinere Aufträge, wo Schnelligkeit und Effizienz im Vordergrund stehen.

Eine Auftragsbestätigung per Post ist hingegen oft dann sinnvoll, wenn eine Unterschrift erforderlich ist oder der Auftrag eine besondere Formalisierung verlangt. Der Versand per Post betont die Verbindlichkeit und Professionalität des Unternehmens, was besonders bei großen Projekten oder langfristigen Verträgen wichtig ist.

Zudem hebt der offizielle Briefkopf und das physische Dokument die Seriosität und Wertigkeit des Unternehmens hervor. Dies kann aus Marketing-Sicht ein strategischer Vorteil sein, da eine postalische Auftragsbestätigung dem Kunden zeigt, dass das Unternehmen auf Professionalität und Verlässlichkeit Wert legt.

Auftragsbestätigung unterschreiben lassen?

Ob eine Auftragsbestätigung unterschrieben werden muss, hängt von der Art des Geschäfts und der rechtlichen Relevanz des Auftrags ab. In den meisten Fällen ist eine Unterschrift auf der Auftragsbestätigung nicht zwingend erforderlich, da sie primär dazu dient, den Erhalt und die Annahme eines Auftrags zu bestätigen. Sie kann formlos per E-Mail oder auf Papier ohne Unterschrift versendet werden. Dennoch kann es in bestimmten Fällen sinnvoll sein, eine Unterschrift zu verlangen, besonders bei größeren Projekten oder komplexen Aufträgen. Eine unterschriebene Auftragsbestätigung bietet zusätzliche Verbindlichkeit und Sicherheit für beide Parteien und kann helfen, spätere Missverständnisse zu vermeiden.
 

Das sollte eine Auftragsbestätigung beinhalten

Eine Auftragsbestätigung sollte klar und umfassend alle relevanten Informationen zum Auftrag enthalten, um Missverständnisse zu vermeiden und die Details der Vereinbarung schriftlich festzuhalten. Hier sind die wesentlichen Punkte, die in einer Auftragsbestätigung enthalten sein sollten:

• Absender- und Empfängerinformationen: Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens (Absender) sowie Name und Anschrift des Auftraggebers (Empfänger).
• Betreff: Ein klarer Betreff, z. B.: „Auftragsbestätigung für Ihren Auftrag Nr. [Auftragsnummer]“ oder „Bestätigung Ihrer Bestellung vom [Datum]“.
• Auftragsnummer und Datum: Eindeutige Auftragsnummer zur Identifizierung des Vorgangs sowie das Datum der Auftragsbestätigung.
• Danksagung: Ein freundlicher Hinweis, dass der Auftrag eingegangen ist, z. B.: „Vielen Dank für Ihren Auftrag vom [Datum].“
• Detaillierte Beschreibung der Leistung oder Produkte: Klare und präzise Beschreibung der bestellten Produkte oder Dienstleistungen, Mengenangaben und Einzelpreise, ggf. auch Lieferbedingungen.
• Gesamtpreis: Gesamtkosten des Auftrags, inkl. aller Nebenkosten (z. B. Versandkosten), und der Hinweis, ob es sich um Netto- oder Bruttobeträge handelt (inkl. oder exkl. Umsatzsteuer).
• Lieferdatum oder Leistungszeitraum: Angabe des voraussichtlichen Lieferdatums oder des Zeitraums, in dem die Dienstleistung erbracht wird.
• Zahlungsbedingungen: Angabe des Zahlungsziels (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung“), der Zahlungsweise (Banküberweisung, PayPal etc.) sowie ggf. Skonto oder andere Konditionen.
• Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): Hinweis auf die Gültigkeit der AGB, falls vorhanden, z. B.: „Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Sie auf unserer Website einsehen können.“
• Rechtlicher Hinweis (optional): Falls zutreffend, besondere Vereinbarungen oder Hinweise auf Haftungsbeschränkungen, Stornierungsbedingungen oder Garantiezeiten.
• Unterschrift (optional): In den meisten Fällen nicht erforderlich, kann jedoch bei komplexen oder wertvollen Aufträgen als zusätzliche Absicherung sinnvoll sein.

Muster für eine allgemeine Auftragsbestätigung

Beispiel-Formulierungen für Auftragsbestätigungen in verschiedenen Anwendungsbereichen
 

Auftragsbestätigung für eine Produktbestellung

Auftragsbestätigung für eine Dienstleistung

Auftragsbestätigung für einen Vertrag

Auftragsbestätigung für einen Wartungsvertrag

Auftragsbestätigung für ein Projekt

Auftragsbestätigung für Bauarbeiten

Auftragsbestätigung für Handwerksarbeiten