Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 haben sich die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten erheblich verschärft. Unternehmen in Deutschland sind nun verpflichtet, strenge Datenschutzvorschriften einzuhalten, um die Rechte der betroffenen Personen zu schützen und hohe Strafen zu vermeiden. In diesem Artikel gehen wir auf wichtige Punkte der DSGVO ein. Am Ende des Artikels verlinken wir zudem auf eine geprüfte Vorlage für den Datenschutz, die Ihnen hilft, die DSGVO-Vorgaben in Ihrem Unternehmen umzusetzen.
Viele Firmen tun sich schwer damit zu differenzieren, ab wann man von der DSGVO betroffen ist und wann nicht. Daher gehen wir im Folgenden auf einige Beispiele ein, um Ihnen eine kleine Orientierung zu bieten.
Um die DSGVO einzuhalten, müssen Unternehmen und Organisationen eine Reihe von Schritten befolgen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten rechtmäßig, transparent und sicher verarbeitet werden. Hier sind die wesentlichen Maßnahmen, die Sie ergreifen sollten:
Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen der DSGVO erfüllt und das Risiko von Datenschutzverstößen minimiert.
Dieses Dokument ist ein Vertragsmuster bzw. Beispieltext für eine allgemeine Datenschutzerklärung. Es dient als Formulierungshilfe und muss vor der Verwendung an Ihre konkrete Website, Ihr Unternehmen und Ihre tatsächlichen Datenverarbeitungen angepasst werden. Es ersetzt keine Rechtsberatung; für die rechtliche Prüfung und vollständige Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen sind Sie selbst verantwortlich.
Datenschutzerklärung - Beispiel
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutzvorschriften ist:
Name/Firma: ________________________________________________
Vertreten durch: ________________________________________________
Anschrift: ________________________________________________
Telefon: ________________________________________________
E-Mail: ________________________________________________
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Erbringung unserer Leistungen oder zur Bearbeitung Ihrer Anfragen erforderlich ist.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
– zur Bereitstellung unserer Website und Gewährleistung der technischen Stabilität,
– zur Bearbeitung von Kontaktanfragen,
– zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung,
– zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen,
– zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht Ihre schutzwürdigen Interessen überwiegen.
Die jeweilige Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.
4. Erhebung von Daten beim Besuch der Website
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen durch den Browser Ihres Endgeräts an unseren Server übermittelt. Diese Informationen werden temporär in sogenannten Logfiles gespeichert. Erfasst werden können insbesondere:
– IP-Adresse,
– Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
– Name und URL der abgerufenen Datei,
– Website, von der aus der Zugriff erfolgt,
– verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners.
Die Verarbeitung dieser Daten dient der Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und der Systemsicherheit.
5. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder auf anderem Wege kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und verarbeitet. Die Daten werden nicht ohne Ihre Einwilligung weitergegeben, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.
6. Cookies und vergleichbare Technologien
Unsere Website kann Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies können dazu dienen, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, statistische Auswertungen zu ermöglichen oder bestimmte Funktionen bereitzustellen.
Sie können die Speicherung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden.
7. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie ausdrücklich eingewilligt haben, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
Sofern externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies im Rahmen gesetzlicher Vorgaben und auf Grundlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen.
8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder gesperrt.
9. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit.
Sie können einer Verarbeitung, die auf berechtigten Interessen beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
10. Widerruf von Einwilligungen
Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
11. Datensicherheit
Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation oder unbefugten Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund geänderter rechtlicher Vorgaben oder technischer Entwicklungen erforderlich ist. Es gilt jeweils die aktuelle Fassung, die auf unserer Website veröffentlicht ist.
Ort, Datum und Verantwortliche Stelle
Ort: ________________________________________________
Datum der letzten Aktualisierung: ________________________________________________
Name der verantwortlichen Stelle: ________________________________________________