Datenschutzerklärung - Muster

Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 haben sich die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten erheblich verschärft. Unternehmen in Deutschland sind nun verpflichtet, strenge Datenschutzvorschriften einzuhalten, um die Rechte der betroffenen Personen zu schützen und hohe Strafen zu vermeiden. In diesem Artikel gehen wir auf wichtige Punkte der DSGVO ein. Am Ende des Artikels verlinken wir zudem auf eine geprüfte Vorlage für den Datenschutz, die Ihnen hilft, die DSGVO-Vorgaben in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

Betroffen von der DSGVO oder nicht?

Viele Firmen tun sich schwer damit zu differenzieren, ab wann man von der DSGVO betroffen ist und wann nicht. Daher gehen wir im Folgenden auf einige Beispiele ein, um Ihnen eine kleine Orientierung zu bieten.

  • Online-Shop mit Kunden aus der EU: Ja, betroffen. Verarbeitet personenbezogene Daten von EU-Bürgern.
  • Handwerksbetrieb in Deutschland: Ja, betroffen. Verarbeitet Kundendaten wie Namen und Adressen.
  • Personal Trainer ohne Kundendaten: Nein, nicht betroffen. Verarbeitet keine personenbezogenen Daten.
  • Sportverein ohne Mitgliederdatenbank: Nein, nicht betroffen. Keine systematische Erfassung personenbezogener Daten.
  • Blogger mit Tracking-Tools: Ja, betroffen. Nutzt Tracking-Tools, die personenbezogene Daten erfassen.
  • Kleinunternehmen ohne Internetpräsenz: Potentiell ja, betroffen. Sobald Kundendaten wie Telefonnummern erfasst werden.
  • Freiberuflicher Berater mit Kundenkartei: Ja, betroffen. Speichert und verwaltet Kundendaten zur Terminplanung und Rechnungsstellung.
  • Verein mit Mitgliederliste: Ja, betroffen. Führt eine Liste mit Namen und Kontaktdaten der Mitglieder.
  • Fotograf ohne langfristige Speicherung: Nein, nicht betroffen, sofern er die Fotos nach dem Auftrag sofort löscht und keine personenbezogenen Daten speichert.
  • Restaurant mit Reservierungssystem: Ja, betroffen. Erfasst Namen und Kontaktdaten von Gästen für Reservierungen.
  • Florist ohne digitale Datenverarbeitung: Nein, nicht betroffen, wenn er keinerlei Kundendaten erfasst oder speichert.

Anhand dieser Beispiele wird Folgendes klar: Die DSGVO greift in nahezu allen Situationen, in denen personenbezogene Daten erfasst oder verarbeitet werden, unabhängig davon, ob dies digital oder analog geschieht. Es spielt keine Rolle, wie groß das Unternehmen ist oder in welcher Branche es tätig ist. Sobald personenbezogene Daten betroffen sind, müssen die Vorgaben der DSGVO beachtet werden.

Das müssen Firmen tun, damit die DSGVO eingehalten wird

Um die DSGVO einzuhalten, müssen Unternehmen und Organisationen eine Reihe von Schritten befolgen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten rechtmäßig, transparent und sicher verarbeitet werden. Hier sind die wesentlichen Maßnahmen, die Sie ergreifen sollten:

1. Datenverarbeitungsprozesse analysieren

  • Überprüfen Sie, welche personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen erhoben, gespeichert und verarbeitet werden.
  • Identifizieren Sie die Zwecke der Datenverarbeitung und stellen Sie sicher, dass diese rechtmäßig und notwendig sind.

2. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sicherstellen

  • Stellen Sie sicher, dass für jede Art der Datenverarbeitung eine gültige Rechtsgrundlage vorliegt, z.B. Einwilligung der betroffenen Person, Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse.

3. Informationspflichten erfüllen

  • Informieren Sie betroffene Personen transparent darüber, wie ihre Daten verarbeitet werden, welche Rechte sie haben und wie lange die Daten gespeichert werden.
  • Verwenden Sie dafür eine klare und verständliche Datenschutzerklärung, die auf Ihrer Website oder in Ihren Vertragsdokumenten zugänglich ist.

4. Einwilligungen einholen

  • Holen Sie explizite Einwilligungen ein, wenn Sie personenbezogene Daten für Zwecke verarbeiten, die nicht direkt zur Vertragserfüllung notwendig sind, z.B. für Marketingmaßnahmen.
  • Stellen Sie sicher, dass die Einwilligungen freiwillig, spezifisch und informiert sind.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) umsetzen

  • Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Dazu gehören u.a. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Datensicherungen.

6. Betroffenenrechte gewährleisten

  • Stellen Sie sicher, dass betroffene Personen ihre Rechte ausüben können, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.
  • Richten Sie klare Prozesse ein, um auf Anfragen der betroffenen Personen zeitnah zu reagieren.

7. Meldung von Datenschutzverletzungen

  • Richten Sie einen Prozess zur Meldung von Datenschutzverletzungen ein. Bei einer Verletzung, die zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen führt, müssen Sie diese innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde melden.
  • Informieren Sie auch die betroffenen Personen, wenn ein hohes Risiko für ihre Rechte besteht.

8. Datenschutzbeauftragten benennen

  • Benennen Sie einen Datenschutzbeauftragten, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten in großem Umfang verarbeitet oder besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet (z.B. Gesundheitsdaten).
  • Der Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der DSGVO und dient als Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen.

9. Verträge zur Auftragsverarbeitung abschließen

  • Wenn Sie personenbezogene Daten durch Dritte (z.B. IT-Dienstleister) verarbeiten lassen, schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab, der sicherstellt, dass auch diese Dritten die DSGVO einhalten.

10. Mitarbeiterschulungen durchführen

  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in Datenschutzfragen, um sicherzustellen, dass sie die DSGVO-Vorgaben verstehen und einhalten.

11. Dokumentationspflichten erfüllen

  • Führen Sie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das detailliert beschreibt, wie und warum personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden.
  • Dokumentieren Sie die Maßnahmen und Prozesse, die Sie zur Einhaltung der DSGVO ergriffen haben.

Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen der DSGVO erfüllt und das Risiko von Datenschutzverstößen minimiert.

 


Allgemeine Datenschutzerklärung (Muster)

Dieses Dokument ist ein Vertragsmuster bzw. Beispieltext für eine allgemeine Datenschutzerklärung. Es dient als Formulierungshilfe und muss vor der Verwendung an Ihre konkrete Website, Ihr Unternehmen und Ihre tatsächlichen Datenverarbeitungen angepasst werden. Es ersetzt keine Rechtsberatung; für die rechtliche Prüfung und vollständige Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen sind Sie selbst verantwortlich.

Datenschutzerklärung - Beispiel

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutzvorschriften ist:

Name/Firma: ________________________________________________

Vertreten durch: ________________________________________________

Anschrift: ________________________________________________

Telefon: ________________________________________________

E-Mail: ________________________________________________

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Erbringung unserer Leistungen oder zur Bearbeitung Ihrer Anfragen erforderlich ist.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

– zur Bereitstellung unserer Website und Gewährleistung der technischen Stabilität,

– zur Bearbeitung von Kontaktanfragen,

– zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung,

– zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen,

– zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht Ihre schutzwürdigen Interessen überwiegen.

Die jeweilige Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

4. Erhebung von Daten beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen durch den Browser Ihres Endgeräts an unseren Server übermittelt. Diese Informationen werden temporär in sogenannten Logfiles gespeichert. Erfasst werden können insbesondere:

– IP-Adresse,

– Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

– Name und URL der abgerufenen Datei,

– Website, von der aus der Zugriff erfolgt,

– verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners.

Die Verarbeitung dieser Daten dient der Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und der Systemsicherheit.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder auf anderem Wege kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und verarbeitet. Die Daten werden nicht ohne Ihre Einwilligung weitergegeben, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

6. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies können dazu dienen, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, statistische Auswertungen zu ermöglichen oder bestimmte Funktionen bereitzustellen.

Sie können die Speicherung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden.

7. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie ausdrücklich eingewilligt haben, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Sofern externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies im Rahmen gesetzlicher Vorgaben und auf Grundlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder gesperrt.

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit.

Sie können einer Verarbeitung, die auf berechtigten Interessen beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

10. Widerruf von Einwilligungen

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

11. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation oder unbefugten Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund geänderter rechtlicher Vorgaben oder technischer Entwicklungen erforderlich ist. Es gilt jeweils die aktuelle Fassung, die auf unserer Website veröffentlicht ist.

Ort, Datum und Verantwortliche Stelle

Ort: ________________________________________________

Datum der letzten Aktualisierung: ________________________________________________

Name der verantwortlichen Stelle: ________________________________________________

 

Weitere Suchbegriffe: 
muster-datenschutzerklärung, datenschutz-muster, vorlage dsgvo

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