Wenn eine Kündigung bei dir eingegangen ist — sei es von einem Mitarbeiter, Mieter, Kunden oder Vereinsmitglied — schafft eine schriftliche Kündigungsbestätigung Klarheit für beide Seiten. Sie dokumentiert den Eingang der Kündigung und das Datum, zu dem das Vertragsverhältnis endet, und verhindert spätere Missverständnisse über Fristen oder offene Verpflichtungen. Mit unserer Vorlage füllst du die Bestätigung in wenigen Minuten online aus, druckst sie, speicherst sie als PDF oder verschickst sie direkt per E-Mail — komplett kostenlos und ohne Anmeldung.
Mit unserer Vorlage geht das ganz unkompliziert
- Direkt online ausfüllen — kein Word, kein PDF-Editor nötig
- Vorformulierter Mustertext, den du frei anpassen kannst
- Mit einem Klick drucken, als PDF speichern oder per E-Mail versenden
- Komplett kostenlos, ohne Registrierung oder Anmeldung
- Deine Eingaben bleiben auf deinem Gerät — keine Datenspeicherung
Die Kündigungsbestätigung bestätigt den Eingang einer Kündigung und nennt das Datum, zu dem das Vertragsverhältnis endet. Sie ist in den meisten Fällen nicht gesetzlich vorgeschrieben, dient aber als wichtiger Nachweis und vermeidet Streit über Fristen, Folgepflichten und das Vertragsende. Mit unserer Vorlage formulierst du die Bestätigung in wenigen Minuten — passend für Arbeitsverträge, Mietverhältnisse, Dienstleistungsverträge oder Mitgliedschaften.
Wann brauchst du eine Kündigungsbestätigung?
Du brauchst eine Kündigungsbestätigung immer dann, wenn dir gegenüber ein Vertrag gekündigt wurde und du den Eingang schriftlich quittieren möchtest. Typische Fälle: Ein Mitarbeiter kündigt seinen Arbeitsvertrag, ein Mieter beendet den Mietvertrag, ein Kunde kündigt einen Dienstleistungs- oder Liefervertrag oder ein Mitglied tritt aus dem Verein aus. In jedem Fall sorgt die Bestätigung dafür, dass beide Seiten dasselbe Beendigungsdatum vor Augen haben — und dass offene Punkte rechtzeitig auf den Tisch kommen.
Was sollte in der Kündigungsbestätigung stehen?
Damit die Bestätigung ihren Zweck erfüllt, sollten folgende Angaben enthalten sein:
- Vollständige Daten von Absender und Empfänger
- Bezeichnung des gekündigten Vertrags (z. B. Arbeitsvertrag, Mietvertrag, Dienstleistungsvertrag) und ggf. Vertrags- oder Personalnummer
- Datum, an dem die Kündigung bei dir eingegangen ist
- Datum, zu dem das Vertragsverhältnis endet
- Hinweise auf offene Punkte: Rückgabe von Arbeitsmitteln oder Schlüsseln, Restzahlungen, Resturlaub, Übergabetermine
Eine generelle gesetzliche Pflicht zur schriftlichen Bestätigung einer Kündigung gibt es in den meisten Vertragsarten nicht. Empfehlenswert ist sie trotzdem — sowohl als Nachweis im Streitfall als auch zur Klärung der nächsten Schritte.
Vorlage Kündigungsbestätigung – direkt ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder per E-Mail versenden
Trag deine Daten in die blau markierten Felder ein — das sind die Pflichtfelder, die du in jedem Fall an deine Situation anpassen musst. Auch der übrige Brieftext lässt sich durch Klick direkt im Brief ändern. Bitte vor dem Versand den kompletten Brief prüfen und bei Bedarf anpassen — auch nicht markierte Formulierungen können in deinem Fall unpassend sein. Wenn du fertig bist:
- Drucken oder als PDF speichern
- Per E-Mail senden — öffnet dein E-Mail-Programm mit fertigem Brief
- Als Text anzeigen zum Kopieren in andere Anwendungen
- Zurücksetzen, um neu zu starten
Deine Eingaben bleiben auf deinem Gerät — wir speichern nichts.
Firma / Organisation
Ansprechpartner / Abteilung
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Telefon: optional
E-Mail: optional
Vorname Nachname
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Ort,
Bestätigung Ihrer Kündigung
Vertrags-/Personalnummer: optional
Sehr geehrte/r Frau / Herr Nachname,
hiermit bestätigen wir den Eingang Ihrer Kündigung vom TT.MM.JJJJ betreffend z. B. Arbeitsvertrag / Mietvertrag / Dienstleistungsvertrag.
Das Vertragsverhältnis endet damit zum TT.MM.JJJJ.
Bis zum Ende des Vertragsverhältnisses sind folgende Punkte zu klären:
z. B. Rückgabe von Arbeitsmitteln, Schlüsselübergabe, Resturlaub, Restzahlungen, Übergabetermin
Für die bisherige Zusammenarbeit bedanken wir uns und wünschen Ihnen für Ihren weiteren Weg alles Gute.
Bei Fragen zur Abwicklung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
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Vorname Nachname
Funktion (z. B. Geschäftsführung, Personalabteilung)
Anlagen:
z. B. Resturlaubsabrechnung, Zwischenzeugnis (falls vorhanden)
Diese Vorlage ist ein allgemeiner Mustertext und stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar. Sie ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Anwalt oder eine Beratungsstelle. Für Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit übernehmen wir keine Gewähr — die Anpassung an deinen konkreten Fall liegt allein bei dir. Eine Haftung für Schäden aus der Nutzung ist ausgeschlossen.
Du kannst den Text auch direkt im Feld markieren und mit Strg+C / Cmd+C kopieren.
Häufige Fehler bei der Kündigungsbestätigung
- Falsches Beendigungsdatum: Wenn die in der Kündigung genannte Frist nicht zur vertraglichen Kündigungsfrist passt, bestätige nicht ungeprüft. Prüfe Vertrag und Frist und nenne in der Bestätigung das tatsächliche Beendigungsdatum.
- Bestätigung wirkt wie Aufhebungsvertrag: Besonders im Arbeitsrecht heikel. Bestätige den Eingang und das Vertragsende — formuliere aber keine "einvernehmliche Aufhebung" oder "Zustimmung", wenn das nicht beabsichtigt ist.
- Folgepflichten vergessen: Rückgabe von Arbeitsmitteln, Schlüsseln, Firmenwagen, Resturlaubsabwicklung, Restzahlungen — alles, was bis zum Ende geklärt werden muss, gehört in die Bestätigung.
- Zu spät versandt: Eine zeitnahe Bestätigung — am besten innerhalb weniger Tage nach Eingang der Kündigung — schafft Vertrauen und vermeidet unnötige Nachfragen.
Häufige Fragen zur Kündigungsbestätigung
Bin ich verpflichtet, eine Kündigung schriftlich zu bestätigen?
In den meisten Fällen besteht keine generelle gesetzliche Pflicht — weder im Arbeitsrecht noch bei Miet- oder Dienstleistungsverträgen. Der Kündigende kann jedoch einen Nachweis über den Eingang verlangen, und in der Praxis ist die schriftliche Bestätigung der übliche Standard.
Welches Datum gehört in die Bestätigung?
Zwei Daten sind wichtig: das Datum, an dem die Kündigung bei dir eingegangen ist, und das Datum, zu dem das Vertragsverhältnis tatsächlich endet. Beide solltest du in der Bestätigung klar ausweisen.
Was, wenn das Beendigungsdatum in der Kündigung nicht passt?
Bestätige nicht ungeprüft. Prüfe die vertragliche Kündigungsfrist und nenne in der Bestätigung das tatsächlich zutreffende Beendigungsdatum. Bei Unsicherheit lohnt sich vor der Bestätigung eine kurze Rücksprache mit dem Kündigenden.
Kann die Bestätigung als Aufhebungsvertrag gelten?
Bei einer rein bestätigenden Formulierung in der Regel nicht. Wird sie aber missverständlich formuliert ("wir nehmen die Kündigung an", "wir stimmen der Beendigung zu"), kann sie im Einzelfall als einvernehmliche Aufhebung verstanden werden. Bleibe daher bei Formulierungen, die nur den Eingang und das Vertragsende dokumentieren.
Wie sollte ich die Kündigungsbestätigung versenden?
Bei Arbeitsverhältnissen empfiehlt sich der Versand per Einschreiben mit Rückschein, gerne vorab zusätzlich per E-Mail. Bei Miet- und Dienstleistungsverträgen genügt meist ein einfacher Brief oder eine E-Mail mit PDF im Anhang.
Unsere Empfehlung aus der Praxis
Schick die Bestätigung möglichst innerhalb weniger Tage nach Eingang der Kündigung raus — das wirkt professionell und vermeidet Rückfragen. Bei Arbeitsverhältnissen lohnt sich der Versand per Einschreiben, parallel als PDF per E-Mail an die private Adresse des Mitarbeiters. Achte besonders auf das Beendigungsdatum: lieber einmal die vertragliche Frist nachrechnen, als später eine falsche Bestätigung korrigieren zu müssen. Und vermeide Formulierungen wie "wir nehmen die Kündigung an" — sie können im Streitfall als Aufhebungsvertrag ausgelegt werden.
