Du brauchst als Arbeitgeber eine kurze Bestätigung über das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters — etwa für Vermieter, Bank, Kita, Visumantrag oder eine andere Behörde? Eine Arbeitsbescheinigung ist genau das richtige Dokument: ein knapper, formaler Nachweis über Beschäftigungsdauer, Position, Arbeitszeit und je nach Zweck auch Gehalt. Mit unserer Vorlage erstellst du das passende Schreiben in wenigen Minuten online, kannst es kostenlos drucken, als PDF speichern oder direkt per E-Mail versenden. Wichtig vorweg: Für den Antrag auf Arbeitslosengeld ist diese freie Vorlage nicht ausreichend — dafür gibt es ein offizielles Formular der Bundesagentur für Arbeit (Link weiter unten).
Mit unserer Vorlage geht das ganz unkompliziert
- Direkt online ausfüllen — kein Word, kein PDF-Editor nötig
- Vorformulierter Mustertext, den du frei anpassen kannst
- Mit einem Klick drucken, als PDF speichern oder per E-Mail versenden
- Komplett kostenlos, ohne Registrierung oder Anmeldung
- Deine Eingaben bleiben auf deinem Gerät — keine Datenspeicherung
Das Wichtigste in Kürze
Eine Arbeitsbescheinigung ist ein freier Beschäftigungsnachweis, den der Arbeitgeber auf Wunsch des Arbeitnehmers ausstellt. Sie enthält in der Regel Name und Geburtsdatum des Beschäftigten, Beginn und Art des Arbeitsverhältnisses (befristet/unbefristet), Position, regelmäßige Arbeitszeit und — je nach Zweck — das Bruttogehalt. Für Vermieter, Banken, Kita oder Visumantrag reicht die freie Form. Für Arbeitslosengeld ist ausschließlich das amtliche Formular der Bundesagentur für Arbeit zu verwenden (§ 312 SGB III).
Wann brauchst du diese Vorlage?
Eine Arbeitsbescheinigung wird meistens dann verlangt, wenn jemand kurzfristig nachweisen muss, dass er in einem festen Arbeitsverhältnis steht — und das Arbeitszeugnis dafür entweder zu umfangreich oder noch nicht ausgestellt ist. Typische Anlässe sind eine Wohnungsbewerbung, Kredit- oder Leasinganträge, Visumanträge, Anmeldungen für Kita- oder Schulbetreuungsplätze, Anträge auf Elterngeld oder schlicht der Wunsch nach einem aktuellen Beschäftigungsnachweis. Inhaltlich identisch und oft als Synonym verwendet werden die Begriffe Arbeitgeberbescheinigung, Beschäftigungsnachweis und Arbeitsbestätigung. Eine Arbeitszeitbescheinigung dokumentiert dagegen vor allem Stundenumfang und Schichten — etwa für Elterngeld oder Kita.
Pflichtangaben und Form
Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer freien Arbeitsbescheinigung — anders als beim Arbeitszeugnis (§ 109 GewO). In der Praxis stellen Arbeitgeber sie aber auf Anfrage aus, weil der Aufwand gering und der Nutzen für den Mitarbeiter groß ist. Folgende Angaben sollten enthalten sein:
- Vollständiger Name und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Beginn des Arbeitsverhältnisses, ggf. Befristung
- Position oder Tätigkeitsbeschreibung
- Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit
- Bruttogehalt (nur wenn vom Empfänger gefordert — z. B. Bank, Vermieter)
- Ort, Datum, Firmenstempel und Unterschrift
Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Üblich ist ein Schreiben auf Firmenbriefpapier mit Unterschrift der Personalabteilung oder Geschäftsführung. Eine reine E-Mail wird von vielen Empfängern nicht akzeptiert — eingescanntes Dokument oder unterschriebenes PDF sind sicherer.
Wichtig bei Arbeitslosengeld
Für die Beantragung von Arbeitslosengeld I bei der Agentur für Arbeit reicht diese freie Vorlage nicht. Der Arbeitgeber ist nach § 312 SGB III verpflichtet, das amtliche Formular "Arbeitsbescheinigung" auszufüllen — entweder elektronisch über BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) oder als ausgefülltes PDF. Den Link zum offiziellen Formular findest du am Ende dieser Seite.
Vorlage Arbeitsbescheinigung – direkt ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder per E-Mail versenden
Klick in die blau hinterlegten Felder und trag deine Daten ein. Du kannst auch den übrigen Brieftext frei anpassen, indem du direkt in den Brief klickst. Wenn du fertig bist:
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Firmenname
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Telefon: optional
E-Mail: optional
Ort,
Arbeitsbescheinigung
Hiermit bestätigen wir, dass
Frau/Herr Vorname Nachname
geboren am TT.MM.JJJJ
wohnhaft Straße, PLZ Ort
seit dem TT.MM.JJJJ in unserem Unternehmen als Position / Tätigkeit beschäftigt ist. Das Arbeitsverhältnis ist unbefristet / befristet bis TT.MM.JJJJ.
Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt z. B. 40 Stunden.
Das monatliche Bruttogehalt beträgt z. B. 3.200 Euro.
Zum heutigen Tag besteht das Arbeitsverhältnis ungekündigt. Eine Probezeit ist nicht mehr / bis TT.MM.JJJJ vereinbart.
Diese Bescheinigung wird auf Wunsch der/des Beschäftigten zur Vorlage bei z. B. Vermieter, Bank, Kita, Botschaft ausgestellt.
Mit freundlichen Grüßen
_____________________________
Vorname Nachname (Unterzeichner)
Funktion, z. B. Geschäftsführung / Personalabteilung
Anlagen:
z. B. keine
Diese Vorlage ist ein allgemeiner Mustertext und stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar. Sie ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Anwalt oder eine Beratungsstelle. Für Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit übernehmen wir keine Gewähr — die Anpassung an deinen konkreten Fall liegt allein bei dir. Eine Haftung für Schäden aus der Nutzung ist ausgeschlossen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen oder Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit betroffen sind.
Du kannst den Text auch direkt im Feld markieren und mit Strg+C / Cmd+C kopieren.
Klassische PDF-Vorlage zum Herunterladen
Offizielles Formular der Bundesagentur für Arbeit (für Arbeitslosengeld)
Häufige Fehler beim Ausstellen
- Falsches Formular für Arbeitslosengeld: Eine freie Bescheinigung reicht hier nicht — pflicht ist das amtliche Formular der Bundesagentur (§ 312 SGB III), in der Regel über das BEA-Portal.
- Gehalt ohne Anlass nennen: Das Bruttogehalt nur angeben, wenn der Empfänger es ausdrücklich verlangt (Bank, Vermieter) — sonst weglassen oder beim Mitarbeiter rückfragen.
- Befristung vergessen: Vermieter und Banken prüfen genau, ob das Arbeitsverhältnis unbefristet ist — fehlende Angabe führt oft zu Rückfragen.
- Kein Stempel/Unterschrift: Eine unsignierte Bescheinigung wird von vielen Stellen nicht akzeptiert — Firmenstempel und Originalunterschrift erhöhen die Akzeptanz.
Häufige Fragen
Ist der Arbeitgeber zur Ausstellung verpflichtet?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur freien Arbeitsbescheinigung gibt es nicht — anders als beim Arbeitszeugnis. In der Praxis wird sie aber auf Anfrage fast immer ausgestellt, weil sie eine kurze Routineangelegenheit ist. Beim Arbeitslosengeld besteht eine klare Pflicht nach § 312 SGB III, dort jedoch auf dem amtlichen Vordruck.
Worin unterscheidet sich die Arbeitsbescheinigung vom Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis (§ 109 GewO) bewertet Leistung und Verhalten und wird meist beim Ausscheiden ausgestellt. Eine Arbeitsbescheinigung ist deutlich knapper — sie enthält nur Fakten zum laufenden oder beendeten Arbeitsverhältnis ohne Bewertung.
Muss das Gehalt in der Bescheinigung stehen?
Nein, nur wenn der Empfänger es verlangt. Banken und Vermieter fordern es regelmäßig, Kitas oder Botschaften meist nicht. Im Zweifel beim Beschäftigten oder bei der anfragenden Stelle nachfragen, ob die Gehaltsangabe gewünscht ist.
Wie aktuell muss die Bescheinigung sein?
Die meisten Empfänger akzeptieren Bescheinigungen, die nicht älter als drei Monate sind. Vor einer wichtigen Vorlage (Wohnungsbesichtigung, Visumtermin) sollte eine aktuelle Bescheinigung angefordert werden.
Reicht eine E-Mail oder muss es ein Brief sein?
Akzeptiert werden meistens ein unterschriebenes PDF auf Firmenbriefpapier oder ein gescanntes Original. Reine E-Mails ohne Unterschrift werden von Banken und Behörden oft nicht akzeptiert. Sicherer ist Druck, Stempel, Unterschrift und Versand als Scan oder Original.
