Der Hausverwaltervertrag ist ein wichtiges Dokument, das die Beziehung zwischen Immobilieneigentümern und Hausverwaltungen regelt. In diesem Artikel gehen wir auf die Besonderheiten ein, die in einem solchen Vertrag enthalten sein sollten, und erläutern die Bedeutung und Aufgaben eines Hausverwalters.
Ein umfassender Hausverwaltervertrag sollte folgende Paragraphen enthalten:
Die Aufgaben eines Hausverwalters sind vielfältig und nicht gesetzlich standardisiert. Sie umfassen sowohl kaufmännische als auch technische Aspekte:
Es ist wichtig, zwischen der Hausverwaltung im Sinne einer Mietverwaltung und der Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) zu unterscheiden. Während die Hausverwaltung sich auf Mietobjekte konzentriert, befasst sich die WEG-Verwaltung mit dem Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese beiden Bereiche unterliegen unterschiedlichen rechtlichen, monetären und organisatorischen Rahmenbedingungen und müssen in einem Hausverwaltervertrag entsprechend geregelt sein.
Der folgende Text ist ein unverbindliches Vertragsmuster und dient als Beispiel, wie ein Hausverwaltervertrag formuliert sein kann. Er ersetzt keine individuelle Prüfung des Einzelfalls und stellt keine Rechtsberatung dar. Sie sollten den Inhalt vor Verwendung an Ihre konkrete Situation anpassen und bei Bedarf fachkundigen Rat einholen.
Zwischen
[Name, Vorname/Firma Eigentümer], [Anschrift],
nachfolgend „Eigentümer“,
und
[Name, Vorname/Firma Hausverwaltung], [Anschrift],
vertreten durch [Name, Funktion],
nachfolgend „Verwalter“, wird folgender Hausverwaltervertrag geschlossen.
Der Eigentümer beauftragt den Verwalter mit der Verwaltung der Immobilie/des Objekts [Objektbezeichnung, Adresse, ggf. Wohnungs- oder Teileigentumsnummern, Anzahl Einheiten], nach Maßgabe dieses Vertrags. Die Verwaltung umfasst kaufmännische, technische und organisatorische Aufgaben, soweit diese vertraglich vereinbart sind. Der Umfang der Verwaltung richtet sich nach diesem Vertrag sowie ergänzenden Objektunterlagen und Weisungen des Eigentümers, soweit diese dem Vertrag nicht widersprechen.
Der Vertrag beginnt am [Datum] und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen oder endet am [Datum], sofern eine Befristung vereinbart wird. Eine Verlängerung oder Anpassung bedarf der Vereinbarung der Vertragsparteien. Die Übernahme der Verwaltung erfolgt ab [Datum] einschließlich Übergabe der relevanten Unterlagen, Schlüssel und Zugangsdaten.
Der Eigentümer erteilt dem Verwalter eine Verwaltungsvollmacht im Umfang der vertraglich vereinbarten Aufgaben. Der Verwalter ist berechtigt, im Namen des Eigentümers Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen, soweit dies zur ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich ist. Der Verwalter ist nicht berechtigt, Darlehensverträge abzuschließen, das Objekt zu veräußern, Belastungen zu begründen oder sonstige außergewöhnliche Verfügungen vorzunehmen, sofern hierzu keine gesonderte schriftliche Vollmacht erteilt wird. Der Verwalter kann sich zur Erfüllung seiner Aufgaben geeigneter Erfüllungsgehilfen bedienen; eine Untervollmacht zur rechtsgeschäftlichen Vertretung wird nur erteilt, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist.
Der Verwalter führt die Verwaltung sorgfältig, wirtschaftlich und im Interesse des Eigentümers durch. Er informiert den Eigentümer in angemessenen Abständen über den Stand der Verwaltung, wesentliche Vorgänge und Risiken. Der Verwalter dokumentiert wesentliche Entscheidungen und Maßnahmen nachvollziehbar. Soweit Entscheidungen des Eigentümers erforderlich sind, holt der Verwalter diese rechtzeitig ein und weist auf Handlungsbedarf hin.
Der Verwalter übernimmt die kaufmännische Verwaltung der Immobilie. Dazu gehören insbesondere die Führung und Überwachung der Mieteinnahmen, die Überwachung von Zahlungseingängen, das Mahnwesen nach vorher festgelegtem Verfahren, die Erfassung und Prüfung umlagefähiger und nicht umlagefähiger Kosten, die Erstellung der Betriebskostenabrechnung und gegebenenfalls Heizkostenabrechnung auf Basis der vorliegenden Abrechnungsdaten, die Verwaltung von Kautionen nach den vereinbarten Vorgaben, die Pflege der Mieterdaten sowie die Erstellung regelmäßiger Übersichten, sofern vereinbart. Der Verwalter stimmt außergewöhnliche Maßnahmen, etwa Ratenzahlungen, Stundungen oder Vergleiche, vorab mit dem Eigentümer ab, sofern nicht Gefahr im Verzug besteht.
Der Verwalter ist berechtigt, Mietverträge nach einem vom Eigentümer freigegebenen Muster abzuschließen, zu ändern und zu kündigen, soweit dies im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich ist. Vor Abschluss neuer Mietverhältnisse legt der Verwalter dem Eigentümer Vorschläge zu Miethöhe, Konditionen und geeigneten Interessenten vor, sofern nicht abweichend vereinbart. Der Verwalter führt die Kommunikation mit Mietern, nimmt Mängelanzeigen entgegen, koordiniert Termine und veranlasst Maßnahmen nach Maßgabe dieses Vertrags. Der Verwalter erstellt und versendet notwendige Schreiben, einschließlich Abmahnungen, soweit dies abgestimmt ist.
Der Verwalter überwacht den technischen Zustand des Objekts im Rahmen üblicher Verwaltungstätigkeit, veranlasst regelmäßige Kontrollen, soweit erforderlich, und koordiniert Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen. Er holt in der Regel mehrere Angebote ein, prüft diese auf Plausibilität und empfiehlt dem Eigentümer eine Vergabeentscheidung. Der Verwalter beauftragt Handwerksbetriebe und Dienstleister im Rahmen der vereinbarten Kostengrenzen. Bei Gefahr im Verzug ist der Verwalter berechtigt, erforderliche Sofortmaßnahmen zu veranlassen, auch wenn Kostengrenzen überschritten werden; der Eigentümer ist hierüber unverzüglich zu informieren.
Der Verwalter darf Einzelaufträge bis zu einer Nettoauftragssumme von [Betrag] Euro ohne vorherige Zustimmung des Eigentümers erteilen, sofern es sich um laufende, übliche Maßnahmen der Instandhaltung oder Verwaltung handelt. Für Maßnahmen über dieser Grenze, für Modernisierungen, für die Beauftragung von Rechtsanwälten oder Sachverständigen sowie für die Einleitung gerichtlicher Verfahren ist vorab die Zustimmung des Eigentümers einzuholen, soweit nicht Gefahr im Verzug besteht. Abweichende Kostengrenzen können je Objekt oder Maßnahme schriftlich vereinbart werden.
Der Verwalter unterstützt den Eigentümer bei der Verwaltung bestehender Versicherungen für das Objekt, insbesondere durch Meldung von Schäden, Koordination von Besichtigungen, Einholung von Kostenvoranschlägen und Dokumentation des Schadenverlaufs. Der Abschluss oder Wechsel von Versicherungen erfolgt nur nach vorheriger Zustimmung des Eigentümers, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.
Der Zahlungsverkehr erfolgt über ein für das Objekt bestimmtes Konto. Sofern ein Verwalterkonto genutzt wird, ist sicherzustellen, dass die Gelder des Eigentümers getrennt von eigenen Mitteln des Verwalters geführt werden. Der Verwalter ist im Rahmen der erteilten Vollmacht berechtigt, Zahlungen für objektbezogene Kosten anzuweisen, soweit diese fällig sind und dem Vertrag entsprechen. Der Verwalter stellt dem Eigentümer regelmäßige Abrechnungen und Kontoübersichten zur Verfügung, mindestens [monatlich/vierteljährlich]. Barzahlungen sollen vermieden werden; notwendige Barvorgänge sind zu dokumentieren.
Der Verwalter führt die Objektunterlagen geordnet und bewahrt diese während der Vertragslaufzeit sorgfältig auf. Auf Wunsch erhält der Eigentümer Einsicht in relevante Unterlagen innerhalb angemessener Frist. Der Verwalter erstellt regelmäßige Berichte über wesentliche Vorgänge, Zahlungsstände, offene Posten und anstehende Maßnahmen, soweit vereinbart. Dokumente können in digitaler Form bereitgestellt werden.
Der Verwalter behandelt alle Informationen über den Eigentümer, die Mieter sowie das Objekt vertraulich und nutzt sie nur zur Durchführung dieses Vertrags. Personenbezogene Daten werden nur im erforderlichen Umfang verarbeitet. Der Verwalter sorgt für angemessene organisatorische und technische Maßnahmen zum Schutz von Daten und informiert den Eigentümer über datenschutzrelevante Vorfälle, die das Objekt betreffen können. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, etwa an Handwerksbetriebe, Versorger oder Abrechnungsdienstleister.
Der Eigentümer zahlt dem Verwalter für die laufende Verwaltung eine Vergütung in Höhe von [Betrag] Euro zzgl. Umsatzsteuer pro Einheit und Monat oder eine Pauschale in Höhe von [Betrag] Euro zzgl. Umsatzsteuer pro Monat. Die Vergütung ist jeweils zum [Datum] fällig. Die Vergütung umfasst die im Vertrag beschriebenen Standardleistungen. Sonderleistungen, die nicht von der laufenden Vergütung umfasst sind, können gesondert vergütet werden, sofern dies vorab vereinbart wird.
Als Sonderleistungen können beispielsweise gelten: umfangreiche Neuvermietungen einschließlich Besichtigung und Bonitätsprüfung, Begleitung größerer Sanierungsprojekte, umfangreiche Streitigkeiten und Verfahren, Erstellung zusätzlicher Auswertungen, Begleitung von Behördenverfahren sowie außerordentliche Eigentümerversammlungen oder Objektbegehungen. Umfang und Vergütung von Sonderleistungen werden vor Durchführung in Textform festgelegt, etwa als Pauschale oder nach Zeitaufwand.
Der Verwalter haftet für Schäden, die er vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Verwalter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und beschränkt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden. Eine Haftung für entgangenen Gewinn oder mittelbare Schäden ist ausgeschlossen, soweit dies rechtlich zulässig ist. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit bleibt unberührt. Der Verwalter haftet nicht für Schäden, die auf unzutreffenden oder unvollständigen Angaben des Eigentümers, auf fehlender Mitwirkung oder auf nicht genehmigten Maßnahmen beruhen.
Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer Frist von [z. B. drei Monaten] zum Monatsende in Textform gekündigt werden, sofern keine abweichende Regelung vereinbart wird. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Im Fall der Kündigung unterstützt der Verwalter eine geordnete Übergabe an den Eigentümer oder einen Nachfolger. Bis zum Vertragsende erbringt der Verwalter die vereinbarten Leistungen, soweit dies zumutbar ist.
Spätestens zum Vertragsende übergibt der Verwalter dem Eigentümer oder dem benannten Nachfolger alle Objektunterlagen, Schlüssel, Zugangsdaten, Verträge, Abrechnungen, Korrespondenz sowie eine Übersicht über laufende Vorgänge. Offene Abrechnungen werden innerhalb angemessener Frist erstellt, soweit hierfür die notwendigen Daten vorliegen. Der Verwalter hat Anspruch auf Ausgleich offener Vergütungen und erstattungsfähiger Auslagen.
Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen des gegenseitigen Einvernehmens in Textform. Nebenabreden bestehen nicht. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien werden die unwirksame Bestimmung durch eine Regelung ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt. Gerichtsstand ist, soweit wirksam vereinbar, [Ort].
[Ort], den [Datum]
Sie, [Name Eigentümer]
Unterschrift Eigentümer
Sie, [Name Verwalter]
Unterschrift Verwalter
Die Eigentümerversammlung ist ein zentrales Element in der Verwaltung von Wohnungseigentumsgemeinschaften. Sie bietet den Wohnungseigentümern die Möglichkeit, über wichtige Angelegenheiten der Gemeinschaft zu entscheiden und sich über aktuelle Themen zu informieren. Damit eine Eigentümerversammlung beschlussfähig ist und Entscheidungen getroffen werden können, spielt die korrekte Einladung eine entscheidende Rolle.
Ein Hausverwalter kümmert sich um die vielfältigen Aufgaben im Rahmen der Verwaltung von Immobilien. Dazu gehören unter anderem die kaufmännische Verwaltung, wie das Erstellen von Nebenkostenabrechnungen, die technische Instandhaltung des Gebäudes und die juristische Betreuung, zum Beispiel im Mietrecht.
Sie wurden zum Hausverwalter bestellt? Um Ihre Aufgaben effektiv und rechtssicher ausführen zu können, benötigen Sie eine Vollmacht, damit Sie im Namen des Eigentümers handeln und Entscheidungen treffen können. Eine solche Vollmacht ist das juristische Fundament Ihrer Tätigkeit als Hausverwalter und sorgt dafür, dass Ihre Handlungen rechtliche Gültigkeit besitzen.
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