Eine Nebenkostenabrechnung zeigt in der Regel die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Vermieter müssen sie jedes Jahr erstellen, wenn der Mietvertrag Vorauszahlungen vorsieht. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein, für das Jahr 2025 also bis 31.12.2026. Mit unserer Vorlage tragen Sie Kosten und Verteilerschlüssel ein, und die Seite rechnet daraus den Entwurf Ihrer Betriebskostenabrechnung. Prüfen und verschicken müssen Sie ihn selbst.
Mit der Vorlage von kostenlose-vordrucke.de erstellen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung direkt im Browser, ohne Anmeldung. Die üblichen Kostenarten stehen schon in der Liste. Sie tragen die Beträge ein und wählen je Zeile den Verteilerschlüssel. Aus Ihren Angaben rechnet die Seite sofort den Anteil des Mieters, die Summe und die Nachzahlung oder das Guthaben. Bei Ein- oder Auszug teilt sie die Kosten nach Tagen auf, außer bei Beträgen mit „Direkt“. Am Ende drucken Sie die Abrechnung oder speichern sie als PDF. Ihre Eingaben bleiben auf Ihrem Gerät.
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Tragen Sie die Kosten des ganzen Hauses ein. Zählen Sie leere und selbst genutzte Wohnungen sowie Läden und Büros bei Fläche und Wohnungszahl mit. Nehmen Sie die tatsächliche Fläche, nicht einfach die Angabe im Mietvertrag. Verursacht ein Gewerbe deutlich höhere Kosten, ziehen Sie diese vorher ab. Haben alle Wohnungen Zähler, wählen Sie bei Wasser und Abwasser „Direkt“. Bei „Direkt“ tragen Sie zusätzlich den Betrag dieser Wohnung ein, zum Beispiel aus Zählern oder der Heizkostenabrechnung, bei Ein- oder Auszug nur für die Mietzeit. Legen Sie dann eine Anlage mit Gesamtkosten, Gesamtverbrauch und Verbrauch der Wohnung bei. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne andere Vereinbarung meist der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB). Die Seite rechnet damit nicht: Tragen Sie solche Beträge mit „Direkt“ ein und legen Sie die Berechnung bei. Die Grundsteuer einer Eigentumswohnung tragen Sie mit „Direkt“ aus Ihrem eigenen Bescheid ein. Leere Zeilen erscheinen nicht im Brief. Tragen Sie nur Kosten ein, die laut Mietvertrag umgelegt werden und nicht schon in der Miete, einer Pauschale oder der Heizkostenabrechnung stecken.
* Nur ein Rechenergebnis aus Ihren Angaben. Die Seite prüft nicht, ob Beträge, Schlüssel und Frist zu Ihrem Mietvertrag passen. Fehlt eine Warnung, heißt das nicht, dass alles stimmt.
Vorname Nachname oder Firma
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Name des Mieters (bei mehreren alle)
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Ort,
Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum noch offen
Sehr geehrte Frau Muster,
mit diesem Schreiben erhalten Sie die Abrechnung der Betriebskosten für Ihre Wohnung Lage, z. B. 2. Obergeschoss links.
Die Belege zu dieser Abrechnung können Sie nach Absprache bei mir einsehen.
Mit freundlichen Grüßen
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Vorname Nachname
Anlage: z. B. Heizkostenabrechnung
Was diese Vorlage ist: eine kostenlose Rechenhilfe mit Mustertext. Sie rechnet nur mit Ihren Eingaben. Sie prüft nicht Ihren Mietvertrag und Ihre Belege, nicht, ob Kosten umgelegt werden dürfen, und nicht, ob die Abrechnung wirksam ist oder rechtzeitig ankommt. Die Warnungen fangen nur einzelne Eingabefehler ab. Für Inhalt, Ergebnis und rechtzeitigen Zugang beim Mieter sind Sie selbst verantwortlich. Die Vorlage ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Beratung durch einen Anwalt oder Vermieterverein.
Gewähr und Haftung: Wir arbeiten sorgfältig, sagen aber nicht zu, dass Rechnung und Text fehlerfrei, vollständig und aktuell sind. Mit der Nutzung wollen wir keine Vertragspflichten übernehmen. Wir haften unbegrenzt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Fehlern, bei einer von uns gegebenen Garantie und nach dem Produkthaftungsgesetz. Das gilt auch für Personen, die für uns tätig sind. Im Übrigen haften wir für leichte Fahrlässigkeit nicht, weil die Vorlage für Sie kostenlos ist.
So rechnet die Vorlage: Gesamtkosten mal Anteil der Wohnung, bei Ein- oder Auszug nach Tagen. Jede Zeile rundet sie kaufmännisch auf volle Cent. Beträge mit „Direkt“ übernimmt sie, ohne nach Tagen zu kürzen.
Das berücksichtigt sie nicht von selbst: Vorwegabzug für Gewerbe, Schlüssel einer Eigentümergemeinschaft, Leerstand, die Richtigkeit von Heizkosten und CO₂-Kosten, Pauschalen und Kosten, die in der Miete enthalten sind.
Das prüfen Sie vor dem Versand selbst: Stehen die Kosten im Mietvertrag? Stimmt der Schlüssel? Stimmen Flächen, Personen und Zeiten? Passen Beträge und Vorauszahlungen zu Belegen und Kontoauszügen? Liegen alle Anlagen bei? Können Sie den rechtzeitigen Zugang belegen?
Rechtsstand: 31.10.2026. Gesetze und Urteile können sich ändern. Sind Sie unsicher, lassen Sie die Abrechnung prüfen. Wenn Sie einen Fehler finden, schreiben Sie uns bitte.
Der Mieter muss sie nachrechnen können. Dazu gehören regelmäßig vier Angaben: die Gesamtkosten je Kostenart, der Verteilerschlüssel, sein Anteil und der Abzug seiner Vorauszahlungen. Den Schlüssel müssen Sie nur erklären, wenn er sonst nicht verständlich ist, und der Abrechnungszeitraum und die Wohnung sollten genannt sein. Fehlt eine der vier Angaben, kann die Abrechnung oder die Kostenart als nicht erstellt gelten, und die Frist kann verstreichen. Häufige Fehler sind ein anderer Schlüssel als im Mietvertrag und Kosten, die nicht umgelegt werden dürfen. Auch Leerstand wird oft vergessen: Den Anteil einer leeren Wohnung trägt in der Regel der Vermieter.
Spätestens am Ende des zwölften Monats nach dem Abrechnungszeitraum, für das Kalenderjahr 2025 also bis 31.12.2026. Es zählt, wann die Abrechnung beim Mieter ankommt, nicht wann Sie sie abschicken, und ein Einwurf am Abend des letzten Tages kann schon zu spät sein. Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, außer Sie können nichts für die Verspätung (§ 556 Abs. 3 BGB). Planen Sie genug Zeit ein und wählen Sie einen Weg, mit dem Sie den Zugang belegen können, etwa einen Boten, der den Inhalt gesehen hat und den Einwurf bezeugen kann. Einwände muss der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang mitteilen. Bleibt die Nachzahlung aus, hilft unsere Mahnung zur Betriebskostennachzahlung.
Ja, wenn der Mietvertrag Vorauszahlungen vorsieht. Für Betriebskosten, die als Pauschale vereinbart sind, gibt es keine jährliche Abrechnung. Heizung und Warmwasser müssen Sie aber in der Regel auch dann nach Verbrauch abrechnen (§ 2 Heizkostenverordnung). Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate lang sein, er muss aber nicht das Kalenderjahr sein. Nach der Abrechnung können Sie die Vorauszahlung anpassen, wenn sie zu hoch oder zu niedrig ist.
Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und zur Liste in § 2 der Betriebskostenverordnung gehören, also nicht Verwaltung, Reparaturen und Rücklagen. Zur Liste zählen Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Hausstrom sowie Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gebäude. Die Grundsteuer legen Sie nach dem vereinbarten Schlüssel um, sonst in der Regel nach Wohnfläche, bei einer Eigentumswohnung zählt meist Ihr eigener Bescheid. Nutzungsentgelte für Kabelfernsehen dürfen Sie für die Zeit ab dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlegen. Bei einer Gemeinschaftsantenne bleiben Strom und Prüfung, bei einem Kabelnetz nur der Strom, und für Anlagen ab dem 1. Dezember 2021 sowie reine Glasfaser-Anlagen gelten eigene Regeln. Unser Formular prüft nicht, was in Ihrem Mietvertrag steht.
Heizung und Warmwasser werden meist in einer eigenen Heizkostenabrechnung abgerechnet, oft von einem Messdienst. Dort werden in der Regel 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt (§§ 7, 8 Heizkostenverordnung). Den Betrag der Wohnung tragen Sie bei uns als Zeile ein und legen die Heizkostenabrechnung bei. Fallen CO₂-Kosten an, etwa bei Gas, Öl und meist auch bei Fernwärme, müssen darin auch der CO₂-Anteil des Mieters, die Einstufung des Gebäudes oder der Wohnung und die Berechnungsgrundlagen stehen. Fehlen diese Angaben, darf der Mieter die Heizkosten um 3 Prozent kürzen. Bei einer Abrechnung ohne Verbrauch sind es in der Regel 15 Prozent.
Der Mieter zahlt nur für die Zeit, in der sein Mietvertrag lief. Tragen Sie dafür oben die Mietzeit ein, dann teilt die Vorlage die Kosten nach Tagen auf. Bei „Direkt“ rechnet sie keine Tage: Tragen Sie dort nur den Betrag für die Mietzeit ein, bei Heizung und gemessenen Kosten in der Regel aus der Zwischenablesung beim Wechsel (§ 9b Heizkostenverordnung). Der Vormieter bekommt eine eigene Abrechnung. Bei Personen zählt, wer tatsächlich dort wohnt, nicht das Melderegister. Ändert sich die Zahl, rechnen Sie mit einem Durchschnitt, bei Ein- oder Auszug aber für die Wohnung nur mit den Personen während der Mietzeit, denn den Zeitanteil rechnet die Vorlage selbst.
Ja. Das Gesetz schreibt weder eine Software noch ein bestimmtes Muster vor, und eine Excel-Vorlage brauchen Sie dafür nicht. Für eine oder wenige Wohnungen ohne Besonderheiten kann unsere Vorlage genügen. Bei vielen Wohnungen, Häusern mit Gewerbe oder vermieteten Eigentumswohnungen kann sich Software, eine Hausverwaltung oder Beratung lohnen. Heben Sie die Rechnungen auf, denn der Mieter darf die Belege einsehen.
Das leere Muster als PDF. Am PC ausfüllen oder ausdrucken. Rechnen müssen Sie hier selbst, es enthält dieselben Angaben wie das Online-Formular. Es gelten die Hinweise auf Seite 2 des Vordrucks.
Nach der jährlichen Nebenkostenabrechnung möchten Sie als Vermieter die monatliche Vorauszahlung anpassen und Ihren Mieter darüber informieren? Mit unserer Vorlage erstellen Sie das passende Schreiben in wenigen Minuten – online ausfüllen, kostenlos drucken, als PDF speichern oder direkt per E-Mail versenden.
Ihr Mieter hat eine fällige Betriebskostennachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung nicht beglichen? Mit unserer Vorlage schreiben Sie die Mahnung als Vermieter in wenigen Minuten online aus, setzen eine neue Zahlungsfrist und passen den Mustertext an Ihren Fall an. Anschließend drucken Sie das Schreiben, speichern es als PDF oder versenden es direkt per E-Mail – komplett kostenlos.
Benötigen Sie einen Widerspruch gegen die geplante Nebenkostenerhöhung? Nutzen Sie unsere praktische PDF-Vorlage mit einem anpassbaren Mustertext – sparen Sie Zeit bei der Formulierung und passen Sie den Widerspruch ganz nach Ihren Bedürfnissen an.
Mit einer Mietzahlungsbestätigung bestätigt der Vermieter, dass der Mieter die Miete für einen bestimmten Zeitraum vollständig und pünktlich gezahlt hat. Je nach Zusammenhang ist auch von einer Mietquittung, einem Mietzahlungsbeleg oder einem Mietzahlungsnachweis die Rede. Gemeint ist im Kern dasselbe: ein schriftlicher Beleg über geleistete Mietzahlungen.