Ein Eigenbeleg ist ein Beleg, den Sie selbst schreiben, wenn es für eine geschäftliche Ausgabe keine Rechnung und keine Quittung gibt. Typisch sind der Parkautomat ohne Quittung, ein Trinkgeld oder ein verlorener Kassenbon. Darauf gehören Tag, Betrag, Empfänger, Zweck, der Grund für den fehlenden Beleg und Ihre Unterschrift. Die Rechnung ersetzt er aber nicht überall: Für den Vorsteuerabzug und für ein Geschäftsessen im Restaurant brauchen Sie die Rechnung. Unsere Vorlage füllen Sie online aus, oder Sie nehmen den PDF-Vordruck, auch als Sammelbeleg für viele kleine Beträge.
Mit der Vorlage von kostenlose-vordrucke.de erstellen Sie Ihren Eigenbeleg direkt im Browser, am Handy oder am PC, ohne Anmeldung. Den Grund für den fehlenden Beleg tippen Sie an, dann steht der passende Satz schon da. Für jede Angabe, die üblicherweise auf einen Eigenbeleg gehört, gibt es ein eigenes Feld. Für viele kleine Ausgaben enthält das PDF einen Sammel-Eigenbeleg mit 15 Zeilen, zum Beispiel für die Parkgebühren eines Monats. Das PDF füllen Sie am PC aus, ein Textprogramm brauchen Sie dafür nicht. Ihre Eingaben bleiben auf Ihrem Gerät.
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Eigenbeleg
Beleg-Nr.: optional
Ausgestellt von:
Vorname Nachname oder Firma
Straße und Hausnummer, PLZ Ort
Angaben zur Ausgabe:
Tag der Zahlung: TT.MM.JJJJ
Betrag: 0,00 Euro
Bezahlt an: Empfänger mit Ort, z. B. Parkautomat Marktplatz, 12345 Musterstadt
Bezahlt per: bar / Karte / Überweisung
Wofür: Ware oder Leistung, z. B. Parken 2 Stunden
Anlass: z. B. Kundentermin bei Firma Beispiel
Warum es keinen Originalbeleg gibt:
Für diese Zahlung habe ich keinen Beleg erhalten: z. B. Der Automat gab keine Quittung aus.
Ich bestätige, dass ich diesen Betrag aus dem oben genannten Anlass bezahlt habe und dass die Angaben richtig sind.
Ort, Datum: Ort,
_____________________________
Unterschrift (Vorname Nachname)
Anlagen: optional, z. B. Kontoauszug vom TT.MM.JJJJ
Diese Vorlage ist ein allgemeiner Mustertext und stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar. Sie ersetzt keine individuelle Prüfung durch einen Anwalt oder eine Beratungsstelle. Für Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit übernehmen wir keine Gewähr — die Anpassung an Ihren konkreten Fall liegt allein bei Ihnen. Eine Haftung für Schäden aus der Nutzung ist ausgeschlossen.
Sie können den Text auch direkt im Feld markieren und mit Strg+C / Cmd+C kopieren.
Wenn es für eine geschäftliche Ausgabe keinen Beleg gibt oder er verloren ist und kein Ersatz zu bekommen ist. Wer Bücher führt oder Einnahmen und Ausgaben aufzeichnet, muss dann nach den Buchführungsregeln des Bundesfinanzministeriums (GoBD) sogar einen Eigenbeleg erstellen, denn jede Buchung braucht einen Beleg. Fragen Sie vorher beim Verkäufer nach einer Kopie oder einer Quittung, denn ein Beleg vom Empfänger hat mehr Gewicht. Schreiben Sie Eigenbelege nur für Ausgaben, die es wirklich gab, denn falsche Angaben gegenüber dem Finanzamt können strafbar sein.
Tag der Zahlung, Betrag, wer das Geld bekommen hat, wofür und aus welchem Anlass, warum es keinen Originalbeleg gibt, dazu das Datum der Erstellung und Ihre Unterschrift. Ein Beispiel: „12.11.2026, 4,50 Euro, Parkautomat Marktplatz in Musterstadt, Parken beim Kundentermin bei Firma Beispiel, der Automat gab keine Quittung aus.“ Hilfreich ist eine Belegnummer, unter der Sie den Eigenbeleg in Ihrer Buchhaltung ablegen. Haben Sie mit Karte oder per Überweisung gezahlt, legen Sie den Kontoauszug bei.
Einen Höchstbetrag nennt das Gesetz nicht. Je höher der Betrag und je öfter Eigenbelege vorkommen, desto eher fragt das Finanzamt nach, und reichen ihm die Nachweise nicht, kann es die Ausgabe kürzen, schätzen (§ 162 AO) oder nicht anerkennen. Die oft genannte Grenze von 250 Euro gilt für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV), nicht für Eigenbelege. Legen Sie bei größeren Beträgen Nachweise bei, etwa den Kontoauszug, und fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.
Meist nicht. Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie eine Rechnung nach den §§ 14 und 14a UStG (§ 15 Abs. 1 UStG), und ein Eigenbeleg ist keine solche Rechnung. Den Betrag setzen Sie dann in der Regel brutto als Ausgabe an. Darum hat unsere Vorlage kein Feld für die Umsatzsteuer.
In der Regel nicht. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte verlangt das Gesetz, dass die Rechnung des Lokals beiliegt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Ist sie verloren, bitten Sie das Lokal um eine Kopie, und ein Trinkgeld lassen Sie sich am besten vom Personal auf der Rechnung bestätigen. Für andere Ausgaben unterwegs, etwa Parkgebühren, können Sie einen Eigenbeleg schreiben und ihn Ihrer Reisekostenabrechnung beilegen.
Eine Quittung stellt der Empfänger des Geldes aus und bestätigt damit, dass er es bekommen hat. Einen Eigenbeleg schreiben Sie selbst, er ist darum nur der Ersatz, wenn es keine Quittung gibt. Bezahlen Sie zum Beispiel eine Privatperson bar, lassen Sie sich besser eine Quittung unterschreiben. Im Kassenbuch bekommt der Eigenbeleg wie jeder andere Beleg eine Belegnummer.
Im Verein belegt er zum Beispiel Auslagen von Ehrenamtlichen, und die Kassenprüfer sehen ihn sich an. Als Arbeitnehmer können Sie damit Werbungskosten in der Steuererklärung belegen, ob das Finanzamt sie anerkennt, entscheidet es im Einzelfall, und Belege, die es nachfordert, schicken Sie mit einem Anschreiben zur Belegnachsendung. Für Erstattungen durch Ihren Arbeitgeber gelten dessen Regeln. Unternehmen bewahren Eigenbelege wie alle Buchungsbelege mindestens acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).
Seite 1 ist der Eigenbeleg für eine Ausgabe, Seite 2 der Sammel-Eigenbeleg für viele kleine Ausgaben derselben Art. Am PC ausfüllen oder ausdrucken und von Hand ausfüllen, dann unterschreiben. Die Summe im Sammelbeleg rechnen Sie selbst aus.
Ein Kassenbuch hält fest, wie viel Bargeld in die Kasse kommt und wie viel hinausgeht, und zeigt den Bestand nach jedem Eintrag. Gebraucht wird es zum Beispiel im kleinen Laden, am Marktstand, im Imbiss oder für die Vereinskasse.
Gemäß den Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung ist für jede Buchung beziehungsweise bei jedem Zahlungsvorgang im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen beziehungsweise zwischen Unternehmen und Privatpersonen ein Beleg auszustellen. Nicht immer ist die Ausstellung einer Rechnung jedoch sinnvoll oder zweckmäßig.
Die Reisekostenabrechnung ist ein essenzielles Dokument für Arbeitnehmer und Selbstständige, die berufsbedingt verreisen. Sie dient dazu, die während einer Dienstreise entstandenen Kosten systematisch zu erfassen und gegenüber dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt geltend zu machen. Diese Abrechnung umfasst verschiedene Kostenarten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und sonstige Auslagen.
Belege beim Finanzamt nachreichen: Anschreiben kostenlos online ausfüllen oder als PDF-Vordruck drucken. Wann Sie Belege schicken müssen und was mit ELSTER geht.
Ein Haushaltsbuch ist eine einfache Liste Ihrer Einnahmen und Ausgaben, mit der Sie sehen, wohin Ihr Geld jeden Monat geht. Viele fangen damit an, wenn das Geld am Monatsende knapp wird oder wenn sie für etwas Bestimmtes sparen wollen.
Geben Sie ein Stichwort ein, zum Beispiel Kündigung, Vollmacht oder Widerspruch.