Terminabsage / Terminverschiebung formulieren

Terminabsagen und -verschiebungen sind in der Geschäftswelt unvermeidlich, aber die Art und Weise, wie sie kommuniziert werden, kann einen erheblichen Einfluss auf die Kundenbeziehung und das professionelle Image haben. Eine klare und höfliche Kommunikation ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und die Beziehung zum Kunden oder Geschäftspartner zu wahren.

Bedeutung einer professionellen Kommunikation

Eine professionelle Kommunikation bei Terminabsagen oder -verschiebungen zeigt Respekt gegenüber der Zeit und den Verpflichtungen der anderen Partei. Es demonstriert auch Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Eine schlecht gehandhabte Kommunikation kann hingegen zu Unzufriedenheit führen und das Vertrauen in die Professionalität des Unternehmens oder der Person untergraben.

Tipps für die Kommunikation

  • Seien Sie so früh wie möglich: Informieren Sie die andere Partei so früh wie möglich über die Notwendigkeit einer Terminänderung.
  • Bieten Sie einen alternativen Termin an: Wenn möglich, bieten Sie sofort einen Ersatztermin an.
  • Seien Sie höflich und verständnisvoll: Zeigen Sie Verständnis für eventuelle Unannehmlichkeiten, die durch die Änderung entstehen könnten.
  • Begründen Sie die Notwendigkeit: Eine kurze Erklärung, warum der Termin nicht eingehalten werden kann, kann hilfreich sein, vermeiden Sie jedoch zu viele Details oder persönliche Informationen.
     

Formulierungsbeispiele

Beispiel für eine Terminverschiebung

Betreff: Verschiebung unseres geplanten Termins


Sehr geehrte/r [Name],

leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich unseren geplanten Termin am [ursprüngliches Datum] aufgrund von [kurze Begründung, z.B. unvorhergesehene geschäftliche Verpflichtungen] nicht wahrnehmen kann.

Ich schätze unsere Zeit sehr und würde gerne einen neuen Termin vorschlagen. Wäre es Ihnen möglich, das Treffen auf [neues Datum und Uhrzeit] zu verschieben? Falls dieser Termin für Sie nicht passend ist, lassen Sie mich bitte wissen, welche Alternativen für Sie in Frage kommen.

Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten und danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Flexibilität.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]
 

Beispiel für eine Terminabsage


Betreff: Absage unseres Treffens am [Datum]


Sehr geehrte/r [Name],

ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass ich unseren Termin am [Datum] leider absagen muss. Aufgrund von [Begründung, z.B. unvorhersehbaren Umständen] ist es mir nicht möglich, das Treffen wie geplant durchzuführen.

Ich verstehe, dass diese Absage möglicherweise Unannehmlichkeiten für Sie bedeutet, und dafür möchte ich mich aufrichtig entschuldigen. Aktuell kann ich leider keinen alternativen Termin anbieten, aber ich werde Sie kontaktieren, sobald sich meine Situation klärt, um ein neues Treffen zu vereinbaren.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld in dieser Angelegenheit.
 

Mit besten Grüßen,

[Ihr Name]

 

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