Anschreiben / Begleitschreiben - PDF-Vorlage und Formulierungsbeispiele

Ein professionelles Anschreiben oder Begleitschreiben ist ein wichtiger Bestandteil des geschäftlichen Schriftverkehrs. Es dient dazu, den Empfänger über den Zweck und den Inhalt einer Sendung zu informieren, sei es ein Angebot, eine Rechnung, ein Vertrag oder andere relevante Unterlagen. Ein gut formuliertes Schreiben hinterlässt nicht nur einen positiven Eindruck, sondern stellt auch sicher, dass die Kommunikation klar und effektiv verläuft.

In diesem Beitrag bieten wir Ihnen eine beschreibbare und kostenlose PDF-Vorlage sowie praktische Formulierungsbeispiele, die Ihnen helfen, Ihre Anschreiben und Begleitschreiben professionell und strukturiert zu gestalten. Egal, ob es sich um den Versand von Verträgen, Angeboten oder Informationen handelt, mit den folgenden Vorlagen können Sie sicherstellen, dass Ihr Schreiben alle wesentlichen Informationen enthält und den richtigen Ton trifft.
 

Was ist ein Anschreiben/Begleitschreiben?

Ein Anschreiben oder Begleitschreiben wird in der Regel einem Dokumentenversand beigefügt. Es gibt dem Empfänger eine kurze und präzise Übersicht über den Zweck der beigefügten Unterlagen. Ob bei geschäftlichen Transaktionen, der Versendung von Angeboten oder dem Austausch von Informationen – ein gut strukturiertes Anschreiben erleichtert die Kommunikation und sorgt für Klarheit.
 

Wann wird ein Anschreiben/Begleitschreiben benötigt?

Ein Begleitschreiben wird immer dann benötigt, wenn Dokumente, Angebote oder andere wichtige Unterlagen an Kunden, Geschäftspartner oder andere Empfänger versendet werden. Es sorgt für Klarheit und Struktur, indem es den Empfänger über den Zweck und den Inhalt der Sendung informiert. Typische Anwendungsbereiche sind:

• Versand von Angeboten: Um dem Kunden die Inhalte eines Angebots oder Kostenvoranschlags zu erläutern und die nächsten Schritte (z.B. Annahme oder Rückfragen) zu besprechen.
• Übermittlung von Verträgen: Begleitend zu Verträgen, um den Empfänger über die nächsten Schritte, wie die Prüfung und Unterschrift des Vertrags, zu informieren. Hier wird oft auch ein Termin für die Rücksendung des unterzeichneten Vertrags genannt.
• Versand von Rechnungen: Als Erklärung für die beigefügte Rechnung und zur Erinnerung an die Zahlungsbedingungen und Fristen. Das Begleitschreiben gibt dem Empfänger außerdem Hinweise zum Verwendungszweck und den Überweisungsinformationen.
• Kundenkommunikation: Bei der Versendung von Informationen, Produktmustern, Broschüren oder anderen Unterlagen. Das Schreiben informiert den Empfänger über den Zweck der Zusendung und lädt zu einer Rückmeldung oder Rückfrage ein.
• Versand von Unterlagen: Bei der Übermittlung von allgemeinen Geschäftsdokumenten, Berichten, technischen Spezifikationen oder sonstigen Unterlagen, die eine Erläuterung des Inhalts und eine Aufforderung zur weiteren Bearbeitung (z.B. Prüfung oder Archivierung) erfordern.
• Verwendung von Briefumschlägen mit Fenster: Wenn man einen Umschlag mit Fenster verwendet, kann ein Begleitschreiben als Formblatt dienen, um die Empfängeradresse korrekt im Fenster des Umschlags sichtbar zu machen. Dies ist besonders nützlich, wenn die beigefügten Unterlagen keinen eigenen Briefkopf mit Adresse enthalten.

Diese Begleitschreiben dienen dazu, die Kommunikation zwischen den Parteien zu vereinfachen und sicherzustellen, dass der Empfänger versteht, welche Schritte nach Erhalt der Unterlagen erwartet werden.
 

Was sollte ein professionelles Anschreiben beinhalten?

Ein gutes Anschreiben oder Begleitschreiben sollte klar und präzise sein. Es sollte Folgendes umfassen:

• Betreffzeile: Eine kurze und präzise Beschreibung des Inhalts, z.B. „Angebotsunterlagen zu Ihrem Projekt“.
• Anrede: Eine höfliche und persönliche Ansprache des Empfängers, wie z.B. „Sehr geehrte Frau Müller“.
• Einleitung: Eine Erklärung, warum der Empfänger die Unterlagen erhält, z.B. „Wie telefonisch besprochen, übersenden wir Ihnen das Angebot zu Ihrem Auftrag“.
• Hauptteil: Detaillierte Information über die beigefügten Dokumente oder Unterlagen.
• Schluss: Eine höfliche Verabschiedung und eventuelle Aufforderungen zur Rückmeldung oder Handlung.
• Grußformel: Abschließend ein freundlicher Gruß, z.B. „Mit freundlichen Grüßen, Ihr Name“.

Beispiele für Formulierungen im Anschreiben/Begleitschreiben:

Hier finden Sie eine umfassende Sammlung von Formulierungen für unterschiedliche Situationen im Geschäftsverkehr. Diese Beispiele helfen Ihnen, professionelle und strukturierte Anschreiben oder Begleitschreiben zu verfassen, die klar und präzise den Zweck der beigefügten Unterlagen kommunizieren.