Rechnungsvorlage / Rechnungsmuster

Erbringen Firmen eine Leistung, stellen sie dafür oft eine Rechnung aus. Bei einem Geschäft zwischen zwei Unternehmern, schreibt der Gesetzgeber eine Rechnung vor. Kaufen Privatkunden Waren oder nutzen eine Dienstleistung, gilt diese Pflicht nicht. In der Praxis erhalten aber auch viele Privatkunden eine Rechnung: Erstens können sie mit ihr innerhalb der Garantiezeit beweisen, dass sie Anspruch auf einen Austausch oder einen Ersatz haben. Zweitens kommt Rechnungen bei allen Waren und Dienstleistungen Bedeutung zu, die Verbraucher erst im Nachhinein bezahlen. Auf der Rechnung finden sie alle wichtigen Angaben wie Preis und Bankverbindung. Drittens können Kunden manche Beträge von der Steuer absetzen, dazu gehören in gewissem Rahmen Leistungen von Handwerkern. Sie brauchen in diesem Fall für das Finanzamt einen Nachweis.

Selbstständige müssen ihre Rechnungen nicht umständlich selbst gestalten, sie können sich hier mit einem Klick ein Rechnungsmuster herunterladen. Diese Vorlage Rechnung enthält die relevanten Angaben: Adresse, Absender, Rechnungsnummer, Menge sowie Bezeichnung des Produkts oder der Dienstleistung, Umsatzsteuer und Bankverbindung. Dieses Muster können Unternehmer bei jeder Rechnungsstellung heranziehen und mit minimalem Aufwand an den jeweiligen Auftrag anpassen. Bei der Rechnungsnummer sollten sie aufpassen, dass es sich um fortlaufende Nummern handelt. Das erleichtert die Buchhaltung, zudem bestehen die Finanzbehörden darauf.

Je nach Art des Geschäfts und der Unternehmensform sind bei der Muster Rechnung Anpassungen erforderlich. So sollten Unternehmen ihre Steuernummer sowie die eventuell vorhandene Umsatzsteuer-ID nennen. Erhält eine Privatperson die Rechnung, weisen sie keine Umsatzsteuer, sondern die Mehrwertsteuer aus. Zusätzlich sollten sie bedenken, dass für Produkte wie Lebensmittel und Bücher reduzierte Steuersätze gelten. Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen keine Steuer aufführen. Sie müssen stattdessen explizit auf ihre Steuerbefreiung hinweisen.

Steht in der Rechnung keine Zahlungsfrist, muss der Empfänger den Betrag unverzüglich bezahlen. Die meisten Unternehmen formulieren konkrete Angaben zum Zahlungsziel. Sie schreiben beispielsweise, dass die Rechnungssumme sofort fällig ist oder dass Kunden sie innerhalb von 14 Tagen überweisen müssen.