Arbeitszeugnis

Mit einem Arbeitszeugnis geben Arbeitgeber Auskunft über ein konkretes Beschäftigungsverhältnis. Allem voran geht es dabei neben der Beschreibung der Aufgaben um die Fachkenntnisse, Leistungen sowie um das Verhalten von Mitarbeitern. Im Bewerbungsprozess spielen Arbeitszeugnisse im Sinne eines Eignungsnachweises eine zentrale Rolle. Doch auch bei der Ausstellung haben Arbeitgeber einiges zu beachten, denn ein solches Zeugnis hat gewisse formale und inhaltliche Anforderungen zu erfüllen, die im Folgenden näher dargestellt werden.

Praxistipps für die Erstellung von Arbeitszeugnissen: Worauf es ankommt

Ein Arbeitszeugnis ist ein offizielles Dokument, das einer Urkunde sehr nahe kommt. Es darf demnach nicht beliebig oft geändert oder nach eigenem Gusto frei geschrieben werden. Da Arbeitszeugnisse im Bewerbungsprozess eine große Rolle spielen und Arbeitgeber auf Verlangen zur Ausstellung verpflichtet sind (vergleiche Paragraf 630 BGB), sollten sie sich größtmögliche Mühe geben, um kostenpflichtige und ggf. imageschädigende Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Da gewisse Formulierungen üblich sind, gehören einige Erfahrungswerte dazu, um ein solches Zeugnis professionell schreiben zu können. Unerfahrene Arbeitgeber sind in dieser Hinsicht gut beraten, auf eine Vorlage zurückzugreifen, die dann mit Blick auf einen konkreten Arbeitnehmer recht leicht flexibel angepasst werden kann. Grundsätzlich ist zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis zu unterscheiden, wobei der Arbeitnehmer entscheiden kann, welche Variante er vorzieht. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist in der Regel detaillierter und somit insgesamt aussagekräftiger.

Wie muss ein Arbeitszeugnis verfasst werden?

Qualitativ hochwertige Vorlagen vermitteln einen sehr guten Eindruck von den Inhalten sowie vom sprachlichen Duktus. Insgesamt sind solche Zeugnisse sehr wohlwollend zu formulieren, Kritik wird in Maßen und meistens sehr unterschwellig geäußert. Rechtlich gesehen müssen Arbeitgeber objektiv und wahrheitsgetreu urteilen, diese beiden Maximen stehen über allem. Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitnehmern keinerlei ungerechtfertigte Nachteile entstehen dürfen. Auch wenn die Praxis es nicht vermuten lässt, so sind sprachliche Geheimcodes nicht erlaubt, das Zeugnis muss klar und unmissverständlich deutlich geschrieben werden. Persönliche Werturteile haben nichts in diesem offiziellen Dokument zu suchen, ebenso wenig der Kündigungsgrund, es sei denn, der Mitarbeiter ist damit explizit einverstanden. Im Laufe der Jahre hat sich dennoch eine gewisse Geheimsprache entwickelt, die zwischen den Zeilen Kritik deutlich macht. So kann etwa mit kleinen sprachlichen Details deutlich gemacht werden, ob ein Mitarbeiter gute oder sehr gute Leistungen vollbracht hat. Schon der feine sprachliche Unterschied ‚der Mitarbeiter X hat alle Aufgaben zur vollen oder vollsten Zufriedenheit erledigt‘ kann erfahrenen Personalern Hinweise liefern. Ein Satz, der nett klingt, aber sehr kritisch zu verstehen ist, lautet: ‚Mitarbeiter XX hat stets ein offenes Ohr für die Belange der Kollegen‘. Was sich vordergründig nach einer guten Teamfähigkeit anhört, ist in Wirklichkeit ein verschlüsselter Hinweis auf die ausschweifende Redelaune. Wie gesagt: Das Gesetz (im Speziellen die Gewerbeordnung) untersagt solche Codes, in der Praxis haben sich aber gängige Ausdrucksweisen etabliert. Arbeitgeber sollten diese kennen und gewissenhaft anwenden, um Rechtsstreitigkeiten aus dem Weg zu gehen, wie sie immer wieder in der Presse zu vernehmen sind.

Damit nichts unerwähnt bleibt: Aufbau und Inhalte eines Arbeitszeugnisses

Grundsätzlich muss der Aufbau folgende Elemente enthalten. Dass es übrigens auch auf vermeintlich unwichtige Details ankommt, zeigen Urteile des Bundesarbeitsgerichtes. So wurde z.B. geurteilt, dass das Arbeitszeugnis auf Geschäftspapier gedruckt werden muss, um den offiziellen Charakter rein formal zu verdeutlichen.

  • Briefkopf mit eindeutiger Identifikation des Arbeitgebers
  • Bezeichnung Arbeitszeugnis (ggf. Spezifikation einfaches oder qualifiziertes)
  • Einleitung: persönliche Informationen zum Arbeitnehmer, Dauer der Beschäftigung, Positionsbeschreibung
  • Hauptteil: detaillierte Tätigkeits- und Positionsbeschreibung, Leistungsbeurteilung und Darstellungen zum Verhalten des Mitarbeiters (soft skills wie Teamfähigkeit o.ä.)
  • eine abschließende Formel wie ‚Das Ausscheiden des Mitarbeiters bedauern wir sehr…‘ ist nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben
  • Datum, Ort und Unterschrift des Vorgesetzten

In großen Betrieben kümmern sich Chefs meistens nicht persönlich um die Ausfertigung des Arbeitszeugnisses, hierum bemüht sich zumeist die Personalabteilung. In kleinen Unternehmen kommt es oft vor, dass die Sekretärin oder auch der Chef bzw. Vorgesetzte persönlich aktiv wird. Es empfiehlt sich mit Blick auf die Rechtslage, dieses Thema nicht nur als lästige Pflichterfüllung anzusehen, sondern als selbstverständlichen Service eines guten Arbeitgebers. Firmen, die nur mit schlechten Arbeitszeugnissen auf sich aufmerksam machen, werden im Internet in einschlägigen Foren schnell ihr Image als attraktiver Arbeitgeber verlieren. Und Arbeitgeber selbst müssen die Bedeutung von professionellen Arbeitszeugnissen doch am besten einschätzen können, schließlich lesen sie diese sehr oft als Auswahlhilfe im Bewerbungsprozess.

Lesbare Professionalität: Diese Fehler sollten Arbeitgeber beim Verfassen von Arbeitszeugnissen vermeiden

  • Arbeitnehmer haben ein Recht auf ein solches Zeugnis (nach 3 Jahren verjährt der Rechtsanspruch). Allerdings muss der Arbeitnehmer sein Recht aktiv einfordern
  • Der Grundton ist positiv zu halten, die Beschreibungen sind möglichst objektiv zu gestalten
  • Aussagekraft: Der Wahrheitsgehalt ist das höchste Gut eines Arbeitszeugnisses
  • pikante Vorkommnisse oder persönliche Details bzw. Werturteile sind ein absolutes Tabu (man beachte die Persönlichkeitsrechte)
  • Sofern der Mitarbeiter nicht damit einverstanden ist, darf der Grund der Kündigung nicht benannt werden
  • In Folge der Verschwiegenheitspflicht dürfen keine Angaben zum Gehalt gemacht werden
  • Sorgfalt ist angesagt: ein Arbeitszeugnis ist eine Urkunde, die nicht beliebig oft ausgestellt werden darf.
  • den speziellen Sprachduktus beherrschen: hochwertige Vorlagen sind für unerfahrene Arbeitgeber ein perfektes Mittel, um mögliche Fehler gezielt zu vermeiden

Der nachfolgende Vordruck dient als Muster für ein kurzes, formelles Arbeitszeugnis mit guter Beurteilung. Beachten Sie, dass der Text nur ein Formulierungsbeispiel ist und noch in Form und Inhalt verändert werden muss.

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